Näkymätön sähköposti ei välttämättä ole kadonnut. Viestin jäljitys näyttää, mitä Exchange Online teki viestille; se ei todista kenenkään lukeneen sitä. Ohje koskee nykyistä Exchange-hallintakeskusta, ei paikallisia Exchange-palvelimia.
Kirjaa tarkka tapaus
Kirjaa lähettäjän ja vastaanottajan osoitteet, lähetysaika aikavyöhykkeineen, mahdollinen lähettäjän palaute ja viestin otsakkeiden täydellinen Internet-Message-ID. Älä sekoita sitä Network Message ID:hen. Työskentele vain luvan mukaisessa vuokraajassa sopivalla hallintaroolilla; ylimääräiset yleiset oikeudet eivät ole tutkimuksen tavoite.
Aloita kohdennettu haku
- Avaa Exchange-hallintakeskus ja tarkista vuokraaja. Siirry kohtaan Postinkulku → Viestin jäljitys (Mail flow → Message trace) ja aloita jäljitys.
- Anna lähettäjän ja vastaanottajan tarkat osoitteet; myös ulkoiset osoitteet käyvät. Aloita lyhyellä aikavälillä lähetyksen ympärillä ja tarkista aikavyöhyke. Pidä toimitustila aluksi arvossa Kaikki, jotta virheet eivät jää pois.
- Jos Internet-Message-ID on tiedossa, syötä koko merkkijono mahdollisine kulmasulkeineen Message ID -kenttään. Pelkkä aihe ei ole yksilöivä todiste.
- Suorita haku ja avaa oikean vastaanottajan rivi. Tutki tapahtumat tiedoista ja kirjaa ajat, tila ja virhe. Tarkista jakeluryhmien ja edelleenlähetysten liittyvät rivit: yksi viesti voi tuottaa monta tietuetta.
Tulkitse tulos
- Delivered / Deliver: toimitettu kohteeseen tai postilaatikkoon, ei todiste lukemisesta tai Saapuneet-kansioon sijoittumisesta. Jos viesti ei näy, tarkista kansiot, säännöt ja asiakasohjelman näkymä omistajan kanssa.
- Failed / Fail: tutki virhetiedot yhdessä mahdollisen toimitusvirheraportin kanssa, älä vain tilan otsikkoa.
- Pending / Defer: toimitus odottaa tai sitä yritetään uudelleen. Kirjaa aika ja tapahtumat ja tarkista myöhemmin.
- Quarantined: tutki karanteenitapaus asianmukaisin oikeuksin; älä vapauta viestiä vain siksi, että joku ilmoittaa sen puuttuvan.
Kirjaa rajat ja johtopäätös
Tyhjä tulos ei todista, ettei mitään lähetetty. Tarkista osoitteet, aliakset, vuokraaja, aikavyöhyke ja aikaväli; nykyiset tilatiedot voivat viivästyä viidestä kymmeneen minuuttia. Historia ulottuu enintään 90 päivän päähän. Käytä suoriin yhteenvetoihin enintään kymmenen päivän aikavälejä; laajemmat vaativat ladattavan raportin ja voivat kestää tunteja. Arkistoidut raportit eivät tavallisesti vielä sisällä viimeistä 24 tuntia.
Kirjaa hakuehdot, vastaanottajan tapahtuma, virhekoodi ja seuraava vastuuhenkilö. Vie vain tarvittavat tiedot sovittuun suojattuun sijaintiin. Älä muuta kuljetussääntöä, edelleenlähetystä tai suodattimen poikkeusta epäselvän jäljen perusteella. Johtopäätös voi olla ”toimitettu postilaatikkoon, kansiot tarkistamatta” tai ”toimitus epäonnistui, kirjattu virhe siirretty käsittelyyn”.