Dwa pliki Word o podobnych nazwach nie muszą mieć tej samej treści. Porównanie pokazuje różnice jako śledzone zmiany w trzecim pliku. Poradnik dotyczy klasycznej aplikacji Word dla Windows, zwłaszcza Microsoft 365; wersja przeglądarkowa i inne platformy mogą się różnić.
Zabezpiecz właściwe pliki źródłowe
Zachowaj niezmienione kopie obu plików w osobnym folderze. Zanotuj pochodzenie, datę i potwierdzoną wersję bazową. Nowsza data modyfikacji nie dowodzi zatwierdzenia wersji. Nie pracuj bezpośrednio na jedynej kopii umowy lub projektu.
Jako oryginał wybierz starszą lub uzgodnioną bazę, a jako dokument poprawiony wersję do sprawdzenia. Odwrócenie kolejności odwraca znaczenie wstawień i usunięć. Do zebrania uwag kilku recenzentów służy osobna funkcja Połącz, a nie samo porównanie dwóch plików.
Wyraźnie wybierz wynik w nowym dokumencie
- Otwórz Word i wybierz Recenzja → Porównaj → Porównaj.
- W polu Dokument oryginalny wskaż bazę, a w polu Dokument poprawiony drugi plik. Sprawdź pełne ścieżki.
- Rozwiń dodatkowe opcje, zwykle przyciskiem Więcej. Świadomie zdecyduj o uwzględnianiu formatowania, komentarzy i zmian tekstu.
- Wybierz poziom wyrazu lub znaku. Poziom znaku pomaga przy pojedynczych cyfrach i pisowni, ale daje więcej szczegółów.
- W sekcji Pokaż zmiany w wybierz wyraźnie Nowy dokument, a następnie OK. Wynik w oryginale lub dokumencie poprawionym zmieniłby wskazany plik.
Uwzględnij wcześniejsze śledzone zmiany
Jeśli źródło zawiera już śledzone zmiany, Word wyświetli pytanie. Nie potwierdzaj bez przeczytania: istniejące poprawki są przetwarzane na potrzeby porównania; Microsoft opisuje zwłaszcza zaakceptowanie zmian oryginału w wyniku. Wynik nie jest więc nienaruszoną historią wszystkich wcześniejszych edycji. Gdy stan zatwierdzenia jest niejasny, anuluj i najpierw ustal bazę. Zabezpieczone kopie źródeł pozostają punktem odniesienia.
Sprawdź wynik i zapisz go oddzielnie
W karcie Recenzja wyświetl wszystkie znaczniki i w razie potrzeby okienko recenzowania. Analizuj każdą zmianę. Liczby, nazwiska, terminy, tabele, nagłówki i stopki sprawdzaj bezpośrednio ze źródłami. Ukryta zmiana nie jest automatycznie zaakceptowana ani usunięta; sam sposób wyświetlania nie decyduje o treści.
Nie akceptuj wszystkiego tylko dla czystego widoku. Zapisz porównanie pod jednoznaczną nową nazwą, np. „Projekt_Porownanie_Baza-kontra-Korekta.docx”. Otwórz ponownie i sprawdź obecność znaczników. Późniejszą zatwierdzoną wersję do czytania zapisz osobno. Porównanie techniczne pomaga, ale nie zastępuje merytorycznego zatwierdzenia ani zabezpieczenia źródeł.