To Word-filer med lignende navne er ikke nødvendigvis ens. Dokumentsammenligning viser forskelle som registrerede ændringer i en tredje fil. Denne vejledning gælder Word til Windows-skrivebordet, især Microsoft 365; webversionen og andre platforme kan afvige.
Bevar de korrekte kildefiler
Gem uændrede kopier af begge filer i en separat mappe. Notér oprindelse, dato og det bekræftede udgangspunkt. En nyere ændringsdato beviser ikke, at filen er godkendt. Arbejd ikke direkte på den eneste kopi af en kontrakt eller et projekt.
Vælg den ældre eller aftalte basis som original og den version, der skal undersøges, som revideret dokument. Bytter du dem om, vendes betydningen af indsættelser og sletninger. Til bidrag fra flere korrekturlæsere bruges den særskilte Kombiner-proces, ikke denne sammenligning af to filer.
Vælg udtrykkeligt et nyt dokument
- Åbn Word og vælg Gennemse → Sammenlign → Sammenlign.
- Vælg basis under Oprindeligt dokument og den anden fil under Revideret dokument. Kontrollér de fulde filstier.
- Åbn de udvidede indstillinger, normalt med Mere. Vælg bevidst, om formatering, kommentarer og tekstændringer skal med.
- Vælg ord- eller tegnniveau. Tegnniveau kan hjælpe ved enkelte cifre og stavemåder, men giver flere detaljer.
- Under Vis ændringer i vælges udtrykkeligt Nyt dokument; fortsæt med OK. Et resultat i det oprindelige eller reviderede dokument ville ændre den valgte fil.
Tag højde for eksisterende registrerede ændringer
Hvis en kilde allerede indeholder registrerede ændringer, viser Word en forespørgsel. Bekræft ikke uden at læse: eksisterende revisioner behandles til sammenligningen; Microsoft beskriver især, at originalens ændringer accepteres i resultatet. Resultatet er derfor ikke en uændret historik over alle tidligere redigeringer. Er godkendelsesstatus uklar, så annullér og afklar først udgangspunktet. De bevarede kildekopier er fortsat reference.
Undersøg resultatet og gem separat
Vis alle markeringer under Gennemse og eventuelt korrekturruden. Gennemgå ændringer enkeltvis. Kontrollér tal, navne, frister, tabeller, sidehoveder og sidefødder direkte mod kilderne. En skjult markering er ikke automatisk accepteret eller fjernet; visningen alene afgør ikke indholdet.
Acceptér ikke alle ændringer blot for at få en ren visning. Gem sammenligningen med et tydeligt nyt navn, eksempelvis “Projekt_Sammenligning_Basis-mod-Revision.docx”. Åbn den igen og kontrollér markeringerne. Gem en senere godkendt læseversion separat. Teknisk sammenligning hjælper gennemgangen, men erstatter hverken faglig godkendelse eller bevaring af kildefilerne.