To Word-filer med lignende navn er ikke nødvendigvis like. Dokumentsammenligning viser forskjeller som sporede endringer i en tredje fil. Veiledningen gjelder Word som skrivebordsapp for Windows, særlig Microsoft 365; nettversjonen og andre plattformer kan avvike.
Bevar de riktige kildefilene
Lagre uendrede kopier av begge filer i en egen mappe. Noter opphav, dato og bekreftet utgangspunkt. En nyere endringsdato beviser ikke at filen er godkjent. Ikke arbeid direkte på den eneste kopien av en kontrakt eller et prosjekt.
Velg den eldre eller avtalte basisen som original, og versjonen som skal undersøkes som revidert dokument. Bytter du dem, snur betydningen av innsettinger og slettinger. For å samle bidrag fra flere korrekturlesere bruker du den egne Kombiner-prosessen, ikke denne sammenligningen av to filer.
Velg uttrykkelig et nytt dokument
- Åpne Word og velg Se gjennom → Sammenlign → Sammenlign.
- Velg basisen under Opprinnelig dokument og den andre filen under Revidert dokument. Kontroller de fullstendige filbanene.
- Åpne de utvidede alternativene, vanligvis med Mer. Velg bevisst om formatering, kommentarer og tekstendringer skal tas med.
- Velg ord- eller tegnnivå. Tegnnivå kan hjelpe med enkeltsifre og stavemåter, men gir flere detaljer.
- Under Vis endringer i velger du uttrykkelig Nytt dokument, deretter OK. Resultat i originalen eller den reviderte filen ville endre den valgte filen.
Ta hensyn til eksisterende sporede endringer
Hvis en kilde allerede har sporede endringer, viser Word et spørsmål. Ikke bekreft uten å lese: eksisterende revisjoner behandles for sammenligningen; Microsoft beskriver særlig at endringer i originalen godtas i resultatet. Resultatet er derfor ikke en uendret historikk over alle tidligere redigeringer. Hvis godkjenningen er uklar, avbryt og avklar basisen først. De bevarte kildekopiene er fortsatt referansen.
Undersøk resultatet og lagre separat
Vis alle markeringer under Se gjennom og eventuelt korrekturruten. Gå gjennom hver endring. Kontroller tall, navn, frister, tabeller, topptekster og bunntekster direkte mot kildene. En skjult markering er ikke automatisk godtatt eller fjernet; visningen alene avgjør ikke innholdet.
Ikke godta alle endringer bare for å få en ren visning. Lagre sammenligningen med et tydelig nytt navn, for eksempel “Prosjekt_Sammenligning_Basis-mot-Revisjon.docx”. Åpne den igjen og kontroller markeringene. Lagre en senere godkjent leseversjon separat. Teknisk sammenligning støtter gjennomgangen, men erstatter verken faglig godkjenning eller bevaring av kildefilene.