Kaksi samannimistä Word-tiedostoa eivät välttämättä sisällä samaa tekstiä. Asiakirjavertailu näyttää erot jäljitettyinä muutoksina kolmannessa tiedostossa. Ohje koskee Windowsin Word-työpöytäsovellusta, erityisesti Microsoft 365:tä; verkkoversio ja muut alustat voivat poiketa.
Säilytä oikeat lähdetiedostot
Tallenna molemmista muuttamattomat kopiot erilliseen kansioon. Kirjaa alkuperä, päivämäärä ja vahvistettu lähtöversio. Uudempi muokkauspäivä ei todista version hyväksyntää. Älä työskentele suoraan sopimuksen tai projektin ainoassa kopiossa.
Valitse vanhempi tai sovittu pohja alkuperäiseksi ja tarkistettava versio muokatuksi asiakirjaksi. Järjestyksen vaihtaminen kääntää lisäysten ja poistojen merkityksen. Usean tarkistajan osuuksien kokoamiseen käytetään erillistä Yhdistä-toimintoa, ei tätä kahden tiedoston vertailua.
Valitse tulokseksi nimenomaan uusi asiakirja
- Avaa Word ja valitse Tarkista → Vertaa → Vertaa.
- Valitse pohja alkuperäiseksi asiakirjaksi ja toinen tiedosto muokatuksi asiakirjaksi. Tarkista kokonaiset tiedostopolut.
- Avaa lisäasetukset, tavallisesti Lisää-painikkeella. Päätä tietoisesti, otetaanko mukaan muotoilu, kommentit ja tekstimuutokset.
- Valitse sana- tai merkkitaso. Merkkitaso auttaa yksittäisissä numeroissa ja kirjoitusasuissa mutta tuottaa enemmän yksityiskohtia.
- Valitse muutosten näyttöpaikaksi nimenomaan uusi asiakirja ja paina OK. Tuloksen näyttäminen alkuperäisessä tai muokatussa asiakirjassa muuttaisi valittua tiedostoa.
Huomioi aiemmat jäljitetyt muutokset
Jos lähteessä on jo jäljitettyjä muutoksia, Word kysyy vahvistusta. Älä hyväksy lukematta: aiemmat tarkistukset käsitellään vertailua varten; Microsoft kuvaa erityisesti alkuperäisen asiakirjan muutosten hyväksymisen tuloksessa. Tulos ei siis ole muuttamaton historia kaikista aiemmista muokkauksista. Jos hyväksyntätilanne on epäselvä, peruuta ja selvitä ensin lähtöversio. Säilytetyt lähdekopiot pysyvät vertailukohtana.
Tarkista tulos ja tallenna erikseen
Näytä Tarkista-välilehdessä kaikki merkinnät ja tarvittaessa tarkistusruutu. Käy muutokset läpi yksitellen. Tarkista luvut, nimet, määräajat, taulukot sekä ylä- ja alatunnisteet suoraan lähteistä. Piilotettu merkintä ei ole automaattisesti hyväksytty tai poistettu; pelkkä näyttötapa ei ratkaise sisältöä.
Älä hyväksy kaikkia muutoksia vain siistin näkymän vuoksi. Tallenna vertailu selkeällä uudella nimellä, esimerkiksi ”Projekti_Vertailu_Pohja-vastaan-Tarkistus.docx”. Avaa se uudelleen ja varmista merkintöjen säilyminen. Tallenna myöhempi hyväksytty lukuversio erikseen. Tekninen vertailu auttaa tarkistamista, mutta ei korvaa sisällön hyväksyntää eikä lähdetiedostojen säilyttämistä.