Esitys näyttää omalla koneella oikealta, mutta muualla rivit siirtyvät tai erikoismerkit puuttuvat. Syynä voi olla korvattu fontti. Vaiheet koskevat Windowsin Microsoft 365 PowerPoint-työpöytäsovellusta; muut versiot ja katseluohjelmat voivat poiketa.
Selvitä lähdetiedosto ja kohde
Säilytä PPTX:stä muuttamaton varmuuskopio ja työskentele erillisessä jakokopiossa. Selvitä, esittääkö vastaanottaja vain vai muokkaako myös tekstiä, sekä onko käytössä internet. Kirjaa fontit lihavointeineen ja kursiiveineen ja tarkista dioja, joissa on ääkkösiä, symboleja, taulukoita ja pitkiä otsikoita.
Microsoft 365:n pilvifontit voivat latautua sopivassa verkossa olevassa Office-ympäristössä. Tämä ei takaa offline-esitystä tai toimintaa missä tahansa muussa ohjelmassa. Onnistunut testi omalla koneella ei todista upotusta: fontti voi olla vain paikallisesti asennettu.
Upota fontit jakokopioon
- Avaa kopio PowerPointissa ja valitse Tiedosto → Asetukset → Tallentaminen.
- Valitse esityksen jakamisen tarkkuuden säilyttämistä koskevassa kohdassa oikea esitys ja ota fonttien upottaminen tiedostoon käyttöön.
- Valitse kaikkien merkkien upotus, jos muut muokkaavat tekstiä. Vain käytettyjen merkkien upotus voi pienentää tiedostoa, mutta rajoittaa myöhempää uusien merkkien lisäämistä.
- Hyväksy ja tallenna kopio. Lue ilmoitukset fonteista, joita ei voida tallentaa; valintaruutu yksin ei todista onnistumista.
Kunnioita upotuksen rajoja
Kaikki fontit eivät salli upottamista. Windowsin Ohjauspaneeli → Fontit voi näyttää asennettujen fonttien ominaisuuden. Esikatselu/tulostus ja muokattava upotus eivät ole sama oikeus. Noudata lisenssiä; älä vain kopioi fonttitiedostoja vastaanottajalle.
Jos tarvittavaa fonttia ei voi upottaa, käytä työkopiossa sopivaa vaihtoehtoa, joka on saatavilla kohteessa tai sallii upotuksen. Tarkista kaikki muuttuneet diat: erilaiset merkkileveydet muuttavat rivinvaihtoja, taulukoita ja tekstiruutuja. Upotus voi kasvattaa tiedostoa huomattavasti.
Testaa todellisessa kohteessa
Avaa tallennettu kopio suunnitellussa järjestelmässä, mieluiten ilman fontin ylimääräistä paikallista asennusta ja offline-tilassa, jos näin on tarkoitus esittää. Tarkista dianäkymä ja diaesitys. Muokattavaa luovutusta varten testaa vielä toisessa kopiossa uusien merkkien lisääminen ja tallennus. Jos eroja jää, luovutusta ei ole hyväksytty.
Luo tarvittaessa lisäksi PDF-lukuversio kohdasta Tiedosto → Vie → Luo PDF/XPS-tiedosto. Tarkista jokainen sivu ja vientivalinta; älä välitä piilotettuja dioja tai muistiinpanoja vahingossa. PDF ei korvaa muokattavaa PPTX:ää, animaatioita tai median toistoa eikä estä myöhempää muokkausta. Säilytä alkuperäinen, tarkistettu PPTX ja tarkistettu PDF erikseen.