Un utente può aprire una casella condivisa ma non inviare dal suo indirizzo. Non è una contraddizione: Exchange Online separa accesso e invio. Individua la funzione richiesta prima di aggiungere permessi.
Distinguere tre autorizzazioni
- Accesso completo / Full Access: aprire la casella e leggere, aggiungere ed eliminare contenuti. Non è sola lettura e non include l’invio.
- Invia come / Send As: i messaggi appaiono inviati direttamente dalla casella, senza identificare il delegato come mittente. Non permette di leggere la casella.
- Invia per conto di / Send on behalf: il destinatario vede il delegato per conto della casella. Le risposte vanno alla casella. Non concede lettura. Se entrambi i diritti di invio esistono, Exchange usa Invia come.
Controllare le deleghe esistenti
- Annota indirizzo esatto, utente interessato e incarico: gestire contenuti, inviare o entrambi? Prima di una modifica approvata, conserva permessi e appartenenze ai gruppi per annullare solo la tua variazione.
- Nel tenant corretto, apri Interfaccia di amministrazione di Exchange → Destinatari → Cassette postali. Seleziona la specifica casella condivisa e apri Delega cassetta postale.
- Verifica separatamente Leggi e gestisci (Accesso completo) e Invia come. Considera assegnazioni tramite gruppi di sicurezza abilitati alla posta e gli attuali membri. L’assenza di una voce diretta dell’utente non prova da sola la mancanza di accesso effettivo.
- Invia per conto di non è disponibile nell’EAC per caselle condivise. Un amministratore autorizzato può leggere l’assegnazione in Exchange Online PowerShell con
Get-Mailbox -Identity "team@example.com" | Format-List GrantSendOnBehalfTo. Sostituisci l’esempio con la casella autorizzata.
Modificare solo il necessario
Se un permesso manca realmente e la concessione è approvata, modifica solo quel diritto nella sezione adatta, aggiungi l’utente previsto e salva. Ricontrolla l’elenco. Non assegnare tutti e tre i diritti per precauzione e non sostituire l’intera lista di delegati. L’accesso avviene con l’account personale Exchange Online con licenza; l’accesso diretto all’account della casella condivisa resta bloccato.
Provare apertura e invio separatamente
Prova prima l’apertura come utente interessato senza eliminare contenuti. Prova l’invio solo nell’ambito concordato verso un destinatario definito; controlla prima il campo Da e poi l’identità effettivamente visualizzata. La mancata comparsa automatica in Outlook non dimostra un errore di permessi: il mapping automatico funziona con assegnazioni dirette agli utenti, non ai gruppi.
La replica può richiedere tempo; Microsoft indica circa un’ora per i relativi errori di invio. Annota ora, client, errore esatto e risultati dei due test prima di cambiare ancora i diritti. Se necessario, controlla se la casella è nascosta dagli elenchi indirizzi. Il ripristino rimuove solo la tua aggiunta documentata, non i permessi preesistenti degli altri.