Exchange Online: Vollzugriff und Senden als bei freigegebenen Postfächern prüfen
Ein Mitarbeiter kann ein freigegebenes Postfach öffnen, aber nicht unter dessen Adresse senden. Das ist kein Widerspruch: Exchange Online trennt Zugriff und Senden. Prüfe die tatsächlich benötigte Funktion, bevor zusätzliche Rechte vergeben werden.
Drei Rechte unterscheiden
- Vollzugriff / Full Access: Postfach öffnen und Inhalte lesen, hinzufügen und entfernen. Dieses Recht ist nicht schreibgeschützt und enthält kein Senderecht.
- Senden als / Send As: Nachrichten erscheinen direkt vom freigegebenen Postfach. Der Stellvertreter wird dabei nicht als Absender kenntlich gemacht. Dieses Recht erlaubt nicht das Lesen des Postfachs.
- Senden im Auftrag / Send on behalf: der Empfänger sieht den Stellvertreter im Auftrag des Postfachs. Antworten gehen an das Postfach. Auch dieses Recht gewährt keinen Lesezugriff. Sind beide Senderechte vorhanden, verwendet Exchange Senden als.
Vorhandene Delegierung kontrollieren
- Notiere die genaue Postfachadresse, den betroffenen Benutzer und den Auftrag: nur bearbeiten, nur senden oder beides? Sichere vor einer genehmigten Änderung die vorhandenen Rechte und Gruppenmitgliedschaften, damit nur die eigene Änderung zurückgenommen werden kann.
- Öffne im richtigen Mandanten das Exchange Admin Center → Empfänger → Postfächer. Wähle das konkrete freigegebene Postfach und öffne Postfachdelegierung.
- Kontrolliere Lesen und verwalten (Vollzugriff) und Senden als getrennt. Berücksichtige Zuweisungen über E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen und die aktuelle Mitgliedschaft. Ein fehlender direkter Benutzereintrag beweist allein keinen fehlenden effektiven Zugriff.
- Senden im Auftrag ist im EAC für freigegebene Postfächer nicht verfügbar. Eine befugte Administration kann den Bestand lesend in Exchange Online PowerShell mit
Get-Mailbox -Identity "team@example.com" | Format-List GrantSendOnBehalfToprüfen. Ersetze die Beispieladresse durch das beauftragte Postfach.
Nur die benötigte Änderung
Falls ein Recht nachweislich fehlt und die Vergabe genehmigt ist, bearbeite im passenden Delegierungsbereich nur diese Berechtigung, füge den vorgesehenen Benutzer hinzu und speichere. Prüfe die Liste erneut. Vergib nicht vorsorglich alle drei Rechte und ersetze keine vollständige Stellvertreterliste. Die Anmeldung erfolgt über das persönliche lizenzierte Exchange-Online-Konto; das Konto des freigegebenen Postfachs bleibt für direkte Anmeldung gesperrt.
Öffnen und Senden getrennt testen
Teste zuerst das Öffnen als betroffener Benutzer, ohne Inhalte zu löschen. Teste Senden nur im vereinbarten Rahmen an einen festgelegten Empfänger; kontrolliere vorher das Von-Feld und danach die tatsächlich angezeigte Absenderidentität. Fehlendes automatisches Einblenden in Outlook beweist keinen Rechtefehler: Automapping funktioniert bei direkter Benutzerzuweisung, nicht bei Gruppen.
Nach einer neuen Zuweisung kann die Replikation Zeit benötigen; Microsoft nennt bei entsprechenden Sendefehlern ungefähr eine Stunde. Notiere Zeit, Client, genaue Fehlermeldung und beide Testergebnisse, bevor du erneut Rechte änderst. Prüfe gegebenenfalls auch, ob das Postfach aus Adresslisten ausgeblendet ist. Eine Rücknahme betrifft ausschließlich die dokumentierte eigene Ergänzung, nicht bestehende Berechtigungen anderer Personen.
