Käyttäjä voi avata jaetun postilaatikon mutta ei lähettää sen osoitteesta. Tämä ei ole ristiriita: Exchange Online erottaa käytön ja lähettämisen. Selvitä tarvittava toiminto ennen lisäoikeuksien myöntämistä.
Erota kolme oikeutta
- Täydet käyttöoikeudet / Full Access: avaa postilaatikko sekä lue, lisää ja poista sisältöä. Oikeus ei ole vain luku eikä sisällä lähettämistä.
- Lähetä muodossa / Send As: viestit näyttävät tulevan suoraan postilaatikosta ilman edustajan nimeämistä lähettäjäksi. Oikeus ei anna lukuoikeutta.
- Lähetä puolesta / Send on behalf: vastaanottaja näkee edustajan toimivan postilaatikon puolesta. Vastaukset menevät postilaatikkoon. Tämäkään ei anna lukuoikeutta. Jos molemmat lähetysoikeudet ovat voimassa, Exchange käyttää Send As -oikeutta.
Tarkista nykyinen delegointi
- Kirjaa tarkka osoite, käyttäjä ja tehtävä: sisällön hallinta, lähetys vai molemmat? Säilytä nykyiset oikeudet ja ryhmäjäsenyydet ennen hyväksyttyä muutosta, jotta voit perua vain oman muutoksesi.
- Avaa oikeassa vuokraajassa Exchange-hallintakeskus → Vastaanottajat → Postilaatikot. Valitse kyseinen jaettu postilaatikko ja avaa postilaatikon delegointi.
- Tarkista Lukeminen ja hallinta (Full Access) sekä Send As erikseen. Huomioi sähköpostia käyttävät käyttöoikeusryhmät ja niiden nykyiset jäsenet. Suoran käyttäjärivin puuttuminen ei yksin todista voimassa olevan pääsyn puuttumista.
- Send on behalf ei ole käytettävissä EAC:ssa jaetuille postilaatikoille. Valtuutettu ylläpitäjä voi lukea määrityksen Exchange Online PowerShellissä komennolla
Get-Mailbox -Identity "team@example.com" | Format-List GrantSendOnBehalfTo. Korvaa esimerkki luvan mukaisella kohdepostilaatikolla.
Muuta vain tarvittava
Jos oikeus todistetusti puuttuu ja sen myöntäminen on hyväksytty, muokkaa vain kyseistä oikeutta oikeassa osiossa, lisää tarkoitettu käyttäjä ja tallenna. Tarkista luettelo uudelleen. Älä myönnä kaikkia kolmea varmuuden vuoksi tai korvaa koko edustajaluetteloa. Kirjautuminen tehdään henkilökohtaisella lisensoidulla Exchange Online -tilillä; jaetun postilaatikon tilin suora kirjautuminen pysyy estettynä.
Testaa avaaminen ja lähetys erikseen
Testaa ensin avaaminen kyseisenä käyttäjänä poistamatta sisältöä. Testaa lähetys vain sovitussa laajuudessa määritetylle vastaanottajalle; tarkista ensin Lähettäjä-kenttä ja jälkeenpäin todellinen näkyvä lähettäjä. Postilaatikon automaattisen näkymisen puute Outlookissa ei todista oikeusvirhettä: automaattinen liittäminen toimii suorissa käyttäjämäärityksissä, ei ryhmissä.
Uudet määritykset voivat vaatia replikointiaikaa; Microsoft mainitsee noin tunnin kuvattujen lähetysvirheiden yhteydessä. Kirjaa aika, asiakasohjelma, tarkka virhe ja molemmat testitulokset ennen uutta oikeusmuutosta. Tarkista tarvittaessa myös, onko postilaatikko piilotettu osoiteluetteloista. Peruminen poistaa vain oman kirjatun lisäyksesi, ei muiden aiempia oikeuksia.