CSV ei tallenna solutyyppejä. Väärä merkistö voi rikkoa erikoismerkit ja automaattinen tuonti poistaa etunollat. Menetelmä vie XLS-kopion nykyisellä LibreOffice Calcilla; se ei kuvaa Excel 2000:n UTF-8-toimintoa.
Valmistele testikopio
Säilytä alkuperäinen XLS muuttumattomana. Avaa kopio Calcissa suorittamatta tuntemattomia makroja tai päivittämättä ulkoisia linkkejä. Tarkista ensin haluttu taulukko ja tuodut arvot. CSV ei korvaa työkirjaa: vain nykyinen taulukko viedään, ei kaikkia muotoiluja eikä kaavojen logiikkaa.
Määritä vienti
- Sovi vastaanottajan kanssa merkistöstä, kenttäerottimesta, tekstierottimesta ja saraketyypeistä. UTF-8 sopii usein, mutta kohteen on tuettava sitä. Kirjaa tietorivien määrä ilman otsikkoa.
- Tarkista arvoja kuten Müller, 00123 ja desimaaliluku. Erota tekstimuotoinen tunnus 00123 luvusta 123, joka vain näytetään viisinumeroisena. Kadonneita nollia ei voi palauttaa ilman tunnettua sääntöä.
- Valitse Tiedosto → Tallenna nimellä, uusi nimi ja Teksti CSV. Ota suodatinasetukset käyttöön. Valitse sovittu merkistö ja erotin, esimerkiksi puolipiste, sekä kaksinkertaiset lainausmerkit tekstierottimeksi.
- Tarkista sisällön tallennus näytetyssä muodossa: se voi säilyttää muotoillut etunollat, mutta vie myös näkyvät päivämäärä- ja lukumuodot. Älä käytä kiinteää sarakeleveyttä. Hyväksy muotovaroitukset vain erilliselle CSV-kopiolle.
Tarkista tiedosto ja tuonti
Avaa CSV ensin tekstieditorissa valiten merkistö nimenomaisesti. Tarkista erikoismerkit ja merkkijono 00123; automaattinen avaaminen taulukkolaskentaan ei tarkista raakadataa luotettavasti. Tuo sitten tyhjään Calc-asiakirjaan. Valitse samat erottimet ja merkistö ja määritä tunnussarakkeet esikatselussa nimenomaisesti tekstiksi. Lainausmerkit yksin eivät takaa, että jokainen kohde käsittelee luvut tekstinä.
Vertaa rivimäärää, sarakejakoa, tyhjiä kenttiä, tunnuksia ja desimaaliarvoja. Testaa myös kenttä, jossa on valittu erotin ja sisäisiä lainausmerkkejä. Tarkista tulos todellisessa kohdejärjestelmässä. Virhetilanteessa muuta kopion vienti- tai tuontiasetuksia, älä alkuperäisiä arvoja. Toimita CSV ja lyhyt kuvaus asetuksista yhdessä.