En rulleliste ensretter værdier som “Åben”, “I gang” og “Færdig”. Vejledningen bruger Excel til Microsoft 365 på Windows og et fast navngivet kildeområde. Datavalidering hjælper ved indtastning; den beskytter ikke fuldstændigt mod forkerte data.
Forbered arbejdskopi og kildeliste
Gem først en kopi af projektmappen. Tilføj arket “Lister”, skriv “Status” i A1 og “Åben”, “I gang”, “Færdig” i A2:A4, én værdi pr. celle. Undgå tomme rækker, dubletter og utilsigtede mellemrum.
Markér kun A2:A4 uden overskrift. Vælg Formler → Definer navn, angiv StatusListe med projektmappen som område, og kontrollér =Lister!$A$2:$A$4. Overskriv ikke et eksisterende navn ved en fejl.
Indstil listen i indtastningscellerne
- Markér de planlagte celler på dataarket, eksempelvis B2:B20. Kontrollér, at de ikke indeholder formler.
- Vælg Data → Datavalidering. Under Indstillinger sættes Tillad til Liste.
- Angiv
=StatusListesom Kilde og aktivér rulleliste i celle. - Beslut, hvordan tomme værdier skal behandles. Ignorer tomme er ikke en pålidelig obligatorisk-felt-kontrol mod enhver sletning eller indsætning.
- Under Fejlmeddelelse aktiveres beskeden ved ugyldige data, og typen Stop vælges. Angiv tydeligt de tre tilladte værdier. Advarsel og Oplysninger tillader en anden værdi efter bekræftelse.
- Vælg OK og tilpas kolonnebredden, så valgene er læselige.
Test reglen med modeksempler
Vælg “I gang” i en testcelle, og skriv derefter en værdi uden for listen direkte, eksempelvis “Ukendt”. Stop skal afvise denne direkte indtastning. Test også tomme værdier og flere celler; en liste i B2 beviser ikke samme regel i B20.
Oprettelse af reglen retter ikke automatisk eksisterende fejl. Brug Data → Datavalidering → Indcirkl ugyldige data, og vurder de markerede værdier. Kopiering, indsætning eller udfyldning kan omgå den normale kontrol eller overskrive regler. Kontrollér derfor både værdier og den fortsatte datavalidering efter importer.
Vedligehold kilden og gem
Eksemplets navngivne område er fast. En ny værdi i A5 udvider det ikke automatisk: ret henvisningen bevidst i Navnestyring og test igen. Gem arbejdskopien, åbn den igen og kontrollér listen samt Stop-beskeden. Er Datavalidering utilgængelig, så afslut først celleredigeringen og afklar eventuel arkbeskyttelse med den ansvarlige i stedet for at omgå den.