Una lista desplegable uniforma entradas como “Abierto”, “En curso” y “Terminado”. Esta guía utiliza Excel para Microsoft 365 en Windows y un rango de origen fijo con nombre. La validación facilita la entrada; no protege por completo frente a datos incorrectos.
Preparar copia de trabajo y lista de origen
Guarda primero una copia del libro. Añade una hoja “Listas”, escribe “Estado” en A1 y “Abierto”, “En curso” y “Terminado” en A2 a A4, uno por celda. Evita filas vacías, duplicados y espacios accidentales.
Selecciona solo A2:A4, sin el encabezado. En Fórmulas → Definir nombre, introduce ListaEstado con ámbito Libro y comprueba =Listas!$A$2:$A$4. No sobrescribas sin querer un nombre existente.
Configurar la selección en las celdas de entrada
- Selecciona las celdas previstas en la hoja de datos, por ejemplo B2:B20. Comprueba que no contienen fórmulas.
- Elige Datos → Validación de datos. En Configuración, establece Permitir en Lista.
- Escribe
=ListaEstadocomo Origen y activa Celda con lista desplegable. - Decide cómo tratar los blancos. Omitir blancos no garantiza un campo obligatorio frente a todo borrado o pegado.
- En Mensaje de error, activa el aviso para datos no válidos y elige Detener. Indica claramente los tres valores admitidos. Advertencia e Información permiten otro valor tras confirmarlo.
- Pulsa Aceptar y ajusta el ancho de columna para leer las opciones.
Probar la regla con casos contrarios
Selecciona “En curso” en una celda de prueba y luego escribe directamente un valor no incluido, como “Desconocido”. Detener debe rechazar esa entrada directa. Prueba blancos y varias celdas: una lista en B2 no demuestra que B20 tenga la misma regla.
Crear la regla no corrige automáticamente los valores antiguos erróneos. Usa Datos → Validación de datos → Rodear con un círculo datos no válidos y revisa los valores señalados. Copiar, pegar o rellenar puede eludir la comprobación normal o sobrescribir reglas. Tras importar, comprueba los valores y la existencia de la validación.
Mantener el origen y guardar
El rango con nombre del ejemplo es fijo. Añadir un valor en A5 no lo amplía automáticamente: ajusta la referencia en el Administrador de nombres y prueba de nuevo. Guarda la copia, ábrela otra vez y comprueba la lista y el aviso Detener. Si Validación de datos no está disponible, termina la edición de la celda y aclara la posible protección de hoja con el responsable, sin eludirla.