Avattava luettelo yhtenäistää arvoja kuten ”Avoin”, ”Kesken” ja ”Valmis”. Ohje käyttää Windowsin Microsoft 365 Exceliä ja kiinteää nimettyä lähdealuetta. Kelpoisuustarkistus auttaa syöttämistä, mutta ei suojaa täydellisesti virheellisiltä tiedoilta.
Valmistele työkopio ja lähdeluettelo
Tallenna ensin työkirjasta kopio. Lisää taulukko ”Listat”, kirjoita ”Tila” soluun A1 ja ”Avoin”, ”Kesken”, ”Valmis” soluihin A2:A4, yksi arvo kuhunkin. Vältä tyhjiä rivejä, kaksoiskappaleita ja tahattomia välilyöntejä.
Valitse vain A2:A4 ilman otsikkoa. Valitse Kaavat → Määritä nimi, anna nimeksi TilaLista ja vaikutusalueeksi Työkirja sekä tarkista viittaus =Listat!$A$2:$A$4. Älä korvaa olemassa olevaa nimeä vahingossa.
Määritä syöttösolujen luettelo
- Valitse tietotaulukosta tarkoitetut solut, esimerkiksi B2:B20. Varmista, etteivät ne sisällä kaavoja.
- Valitse Tiedot → Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen. Asetuksissa valitse sallittavaksi tyypiksi Luettelo.
- Kirjoita lähteeksi
=TilaListaja ota solun avattava luettelo käyttöön. - Päätä tyhjien arvojen käsittely. Ohita tyhjät ei luotettavasti pakota kenttää täytetyksi kaikissa poistamis- tai liittämistilanteissa.
- Ota Virhesanoma-välilehdessä virheellisen tiedon ilmoitus käyttöön ja valitse Seis. Kerro kolme sallittua arvoa selkeästi. Varoitus ja Tiedot sallivat muun arvon vahvistamisen jälkeen.
- Valitse OK ja säädä sarakkeen leveyttä, jotta vaihtoehdot näkyvät.
Testaa sääntö vastaesimerkeillä
Valitse testisoluun ”Kesken” ja kirjoita sitten suoraan luettelosta puuttuva arvo, kuten ”Tuntematon”. Seis-ilmoituksen pitää hylätä tämä suora syöte. Testaa tyhjiä arvoja ja useita soluja: B2:n luettelo ei todista samaa sääntöä B20:ssä.
Säännön lisääminen ei korjaa aiempia virheellisiä arvoja automaattisesti. Käytä Tiedot → Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen → Ympyröi virheelliset tiedot ja arvioi merkityt arvot. Kopiointi, liittäminen tai täyttö voi ohittaa tavallisen tarkistuksen tai korvata sääntöjä. Tarkista tuonnin jälkeen sekä arvot että tarkistussäännön säilyminen.
Ylläpidä lähdettä ja tallenna
Esimerkin nimetty alue on kiinteä. Uusi arvo A5:ssä ei laajenna sitä automaattisesti: muuta viittausta Nimenhallinnassa ja testaa uudelleen. Tallenna työkopio, avaa se uudelleen ja tarkista luettelo sekä Seis-ilmoitus. Jos tarkistuskomento ei ole käytettävissä, päätä ensin solun muokkaus ja selvitä mahdollinen taulukkosuojaus vastuuhenkilön kanssa sen kiertämisen sijasta.