En rullegardinliste standardiserer verdier som “Åpen”, “Pågår” og “Ferdig”. Veiledningen bruker Excel for Microsoft 365 på Windows og et fast navngitt kildeområde. Datavalidering hjelper ved registrering; den gir ikke fullstendig beskyttelse mot feil data.
Forbered arbeidskopi og kildeliste
Lagre først en kopi av arbeidsboken. Legg til arket “Lister”, skriv “Status” i A1 og “Åpen”, “Pågår”, “Ferdig” i A2:A4, én verdi per celle. Unngå tomme rader, duplikater og utilsiktede mellomrom.
Merk bare A2:A4 uten overskriften. Velg Formler → Definer navn, skriv StatusListe med Arbeidsbok som omfang, og kontroller =Lister!$A$2:$A$4. Ikke overskriv et eksisterende navn utilsiktet.
Sett opp listen i inndatacellene
- Merk de planlagte cellene på dataarket, for eksempel B2:B20. Kontroller at de ikke inneholder formler.
- Velg Data → Datavalidering. Under Innstillinger setter du Tillat til Liste.
- Skriv
=StatusListesom Kilde og aktiver rullegardinliste i cellen. - Bestem hvordan tomme verdier skal håndteres. Ignorer tomme er ikke en pålitelig obligatorisk-felt-kontroll mot enhver sletting eller innliming.
- Under Feilmelding aktiverer du varsel ved ugyldige data og velger typen Stopp. Oppgi de tre tillatte verdiene tydelig. Advarsel og Informasjon tillater andre verdier etter bekreftelse.
- Velg OK og juster kolonnebredden så valgene kan leses.
Test regelen med moteksempler
Velg “Pågår” i en testcelle, og skriv deretter en verdi utenfor listen direkte, for eksempel “Ukjent”. Stopp må avvise denne direkte inntastingen. Test også tomme verdier og flere celler; en liste i B2 beviser ikke samme regel i B20.
Opprettelse av regelen retter ikke automatisk eksisterende feilverdier. Bruk Data → Datavalidering → Sett ring rundt ugyldige data og vurder de markerte verdiene. Kopiering, innliming eller utfylling kan omgå vanlig kontroll eller overskrive regler. Kontroller derfor både verdier og fortsatt datavalidering etter import.
Vedlikehold kilden og lagre
Det navngitte området i eksemplet er fast. En ny verdi i A5 utvider det ikke automatisk: endre referansen bevisst i Navnebehandling og test igjen. Lagre arbeidskopien, åpne den på nytt og kontroller listen og Stopp-varselet. Hvis Datavalidering er utilgjengelig, avslutt først celleredigeringen og avklar mulig arkbeskyttelse med den ansvarlige i stedet for å omgå den.