Créer une liste déroulante Excel et tester les saisies incorrectes

Une liste déroulante uniformise des valeurs comme « Ouvert », « En cours » et « Terminé ». Ce guide utilise Excel pour Microsoft 365 sous Windows et une plage source fixe nommée. La validation facilite la saisie ; elle ne garantit pas à elle seule la justesse des données.

Préparer une copie de travail et la liste

Enregistrez une copie du classeur. Ajoutez une feuille « Listes », inscrivez « Statut » en A1 et « Ouvert », « En cours », « Terminé » en A2 à A4, une valeur par cellule. Évitez lignes vides, doublons et espaces involontaires.

Sélectionnez uniquement A2:A4, sans en-tête. Dans Formules → Définir un nom, saisissez ListeStatut avec une portée Classeur et vérifiez =Listes!$A$2:$A$4. Ne remplacez pas involontairement un nom existant.

Configurer la liste dans les cellules de saisie

  1. Sélectionnez les cellules prévues dans la feuille de données, par exemple B2:B20. Vérifiez qu’il ne s’agit pas de cellules de formule.
  2. Choisissez Données → Validation des données. Dans Options, réglez Autoriser sur Liste.
  3. Indiquez =ListeStatut comme Source et activez Liste déroulante dans la cellule.
  4. Décidez du traitement des cellules vides. Ignorer si vide ne constitue pas un contrôle obligatoire fiable contre toute suppression ou tout collage.
  5. Dans Alerte d’erreur, activez le message pour une saisie incorrecte et choisissez Arrêt. Mentionnez clairement les trois valeurs permises. Avertissement et Informations permettent une autre valeur après confirmation.
  6. Validez par OK et ajustez la largeur de colonne pour lire les choix.

Tester avec des contre-exemples

Sélectionnez « En cours » dans une cellule de test, puis tapez directement une valeur absente, comme « Inconnu ». Arrêt doit refuser cette saisie directe. Testez également les blancs et plusieurs cellules : une liste en B2 ne prouve pas la présence de la même règle en B20.

Créer la règle ne corrige pas automatiquement les anciennes valeurs incorrectes. Utilisez Données → Validation des données → Entourer les données non valides et examinez les valeurs signalées. Copier, coller ou remplir peut contourner le contrôle ordinaire ou écraser des règles. Après une importation, vérifiez les valeurs et la présence de la validation.

Entretenir la source et enregistrer

La plage nommée de cet exemple est fixe. Ajouter une valeur en A5 ne l’étend pas automatiquement : ajustez la référence dans le Gestionnaire de noms et retestez. Enregistrez la copie, rouvrez-la et vérifiez encore la liste et l’alerte Arrêt. Si Validation des données est indisponible, terminez la modification de cellule et clarifiez une éventuelle protection de feuille avec son responsable, sans la contourner.

Sources