En gammel XLS-fil er ikke korrekt overført, blot fordi den kan åbnes. Sammenlign en kopi med dokumenterede referenceværdier, før du erstatter originalen eller tager den nye fil i brug.
Bevar originalen og et sammenligningsgrundlag
Vejledningen gælder Excel 2000-projektmapper testet i et aktuelt regnearksprogram til computer. Bevar originalen uændret, og arbejd i en separat mappe. Notér navn, størrelse, ændringsdato og kendt programversion. XLS er ikke entydigt: Microsoft skelner blandt andet mellem Excel 97–2003 og Excel 5.0/95 med samme filendelse.
Hvis det gamle miljø stadig findes, så dokumentér arknavne, vigtige summer og datoer samt udskriftsvisninger dér. Medtag skjulte ark, makroer og nødvendige tilføjelsesprogrammer. Brug gammel software i et isoleret miljø, ikke på din normale internetcomputer.
Åbn kopien kontrolleret
- Brug Filer → Åbn i målprogrammet. Notér den præcise version og alle import- eller reparationsmeddelelser. Aktuelt Excel åbner Excel 97–2003-filer i kompatibilitetstilstand; LibreOffice Calc kan også åbne XLS.
- Aktivér ikke ukendte makroer, og opdatér ikke eksterne links i første omgang. Registrér afhængighederne separat. En vist, gemt formelværdi beviser ikke, at genberegningen virker.
- Sammenlign antal og navne på ark, udvalgte formler, summer, datoer, decimaler og foranstillede nuller. Kontrollér anvendte diagrammer, navngivne områder, skjult indhold og udskriftsområder. Notér afvigelser med ark og celleadresse.
- Test en repræsentativ beregning kun i kopien: ændr et kendt input, og sammenlign resultatet med en uafhængigt forventet værdi. Uden en kontrollerbar reference forbliver testen åben; godkend ikke uden videre hele projektmappen.
Vælg målformat bevidst
Gem under et nyt navn. XLSX kan ikke gemme VBA-kode; XLSM er en mulighed ved nødvendige Excel-makroer. Filendelsen garanterer ikke funktionalitet. LibreOffice og Microsoft Office kan generelt ikke køre hinandens makroer uændret. Nødvendig automatisering kræver separat funktionel kontrol. CSV og PDF erstatter ikke en hel projektmappe med formler, flere ark og funktioner.
Kontrollér igen efter lagring
Luk og genåbn testfilen. Gentag vigtige værdi- og udskriftssammenligninger. Registrér original, målformat, version, kontrollerede celler og resterende afvigelser. Tag først filen i brug efter faglig godkendelse; bevar original og kontrolbeviser. Ved fejl kasseres kun testkopien, og du starter med en ny kopi af originalen.