Excel 2000: sprawdź stare skoroszyty XLS przed migracją

Samo otwarcie starego XLS nie oznacza udanej migracji. Porównaj kopię z udokumentowanymi wartościami odniesienia, zanim zastąpisz oryginał lub zaczniesz używać nowego pliku.

Zachowaj oryginał i punkt odniesienia

Poradnik dotyczy skoroszytów Excel 2000 testowanych we współczesnym arkuszu kalkulacyjnym na komputerze. Zachowaj oryginał bez zmian i pracuj w osobnym folderze. Zapisz nazwę, rozmiar, datę modyfikacji i znaną wersję programu. XLS jest niejednoznaczny: Microsoft rozróżnia między innymi formaty Excel 97–2003 i Excel 5.0/95 o tym samym rozszerzeniu.

Jeśli stare środowisko jest dostępne, zapisz w nim nazwy arkuszy, ważne sumy i daty oraz podglądy wydruku. Uwzględnij ukryte arkusze, makra i potrzebne dodatki. Starego oprogramowania używaj w odizolowanym środowisku, nie na zwykłym komputerze internetowym.

Otwórz kopię w kontrolowany sposób

  1. Użyj Plik → Otwórz w programie docelowym. Zapisz dokładną wersję oraz komunikaty importu lub naprawy. Aktualny Excel otwiera pliki Excel 97–2003 w trybie zgodności; LibreOffice Calc również otwiera XLS.
  2. Nie włączaj nieznanych makr i początkowo nie aktualizuj łączy zewnętrznych. Opisz zależności osobno. Widoczny zapisany wynik formuły nie dowodzi poprawnego przeliczania.
  3. Porównaj liczbę i nazwy arkuszy, wybrane formuły, sumy, daty, miejsca dziesiętne i zera wiodące. Sprawdź używane wykresy, nazwane zakresy, ukryte treści i obszary wydruku. Zapisuj różnice z nazwą arkusza i adresem komórki.
  4. Przetestuj reprezentatywne obliczenie tylko w kopii: zmień znaną daną wejściową i porównaj wynik z oczekiwaną wartością ustaloną niezależnie. Bez sprawdzalnego wzorca pozostaw test otwarty; nie zatwierdzaj bezpodstawnie całego skoroszytu.

Świadomie wybierz format

Zapisz pod nową nazwą. XLSX nie przechowuje kodu VBA; XLSM jest jedną z możliwości dla potrzebnych makr Excela. Rozszerzenie nie gwarantuje działania. LibreOffice i Microsoft Office zasadniczo nie uruchamiają wzajemnie swoich makr bez zmian. Potrzebna automatyzacja wymaga odrębnej kontroli funkcjonalnej. CSV i PDF nie zastępują całego skoroszytu z formułami, wieloma arkuszami i funkcjami.

Sprawdź ponownie po zapisie

Zamknij i otwórz plik testowy. Powtórz ważne porównania wartości i wydruku. Zapisz oryginał, format docelowy, wersję, sprawdzone komórki i pozostałe różnice. Używaj nowego pliku dopiero po odbiorze funkcjonalnym; zachowaj oryginał i dowody. Przy błędach odrzuć tylko kopię testową i zacznij od świeżej kopii oryginału.

Źródła