Excel 2000: alte XLS-Arbeitsmappen vor der Übernahme prüfen
Eine alte XLS-Datei ist nicht schon deshalb erfolgreich übernommen, weil sie sich öffnen lässt. Prüfe eine Kopie gegen dokumentierte Referenzwerte, bevor du das Original ersetzt oder die neue Datei produktiv nutzt.
Original und Vergleichsbasis sichern
Diese Anleitung betrifft Arbeitsmappen aus Excel 2000 und den Test in einer aktuellen Desktop-Tabellenkalkulation. Bewahre die Originaldatei unverändert auf und arbeite in einem separaten Ordner. Notiere Dateiname, Größe, Änderungsdatum und bekannte Programmversion. XLS ist nicht eindeutig: Microsoft unterscheidet unter anderem Excel-97–2003- und ältere Excel-5.0/95-Dateien mit derselben Endung.
Falls die bisherige Umgebung noch verfügbar ist, dokumentiere dort die Blattnamen, wichtige Summen und Datumswerte sowie Druckansichten. Halte auch ausgeblendete Blätter, Makros und benötigte Zusatzprogramme fest. Nutze für alte Software eine isolierte Umgebung, nicht den normalen Internetarbeitsplatz.
Kopie kontrolliert öffnen
- Öffne die Kopie über Datei → Öffnen im Zielprogramm. Notiere dessen genaue Version und alle Import- oder Reparaturmeldungen. Aktuelles Excel öffnet Excel-97–2003-Dateien im Kompatibilitätsmodus; LibreOffice Calc kann XLS-Dateien ebenfalls öffnen.
- Aktiviere unbekannte Makros nicht und aktualisiere externe Verknüpfungen zunächst nicht. Erfasse solche Abhängigkeiten getrennt. Ein sichtbarer gespeicherter Formelwert beweist noch keine funktionierende Neuberechnung.
- Vergleiche Blattanzahl und Blattnamen sowie ausgewählte Formeln, Summen, Datumswerte, Dezimalstellen und führende Nullen. Prüfe Diagramme, benannte Bereiche, ausgeblendete Inhalte und Druckbereiche, soweit die Mappe sie nutzt. Halte Abweichungen mit Blatt und Zelladresse fest.
- Teste eine repräsentative Berechnung nur in der Kopie: Ändere einen bekannten Eingabewert und vergleiche das Ergebnis mit einem unabhängig erwarteten Wert. Ohne prüfbare Referenz bleibt dieser Teil offen; bestätige nicht pauschal die ganze Mappe.
Zielformat bewusst wählen
Speichere unter neuem Namen. XLSX kann keinen VBA-Makrocode speichern; für benötigte Excel-Makros kommt beispielsweise XLSM infrage. Die Dateiendung garantiert aber keine Funktionsfähigkeit. LibreOffice und Microsoft Office führen Makros nicht allgemein unverändert aus. Benötigte Automatisierungen müssen gesondert fachlich geprüft werden. CSV und PDF sind kein vollständiger Ersatz für eine Arbeitsmappe mit Formeln, mehreren Blättern und Funktionen.
Nach dem Speichern erneut prüfen
Schließe die Testdatei und öffne sie erneut. Wiederhole die wichtigen Wert- und Druckvergleiche. Protokolliere Original, Zielformat, Programmversion, geprüfte Zellen und verbleibende Abweichungen. Gib die neue Datei erst nach fachlicher Abnahme frei; Original und Vergleichsnachweise bleiben erhalten. Bei Fehlern verwirfst du nur die Testkopie und beginnst wieder mit einer frischen Kopie des Originals.
