Excel-2000-Arbeitsmappen: externe Verknüpfungen vor der Archivierung erfassen
Eine XLS-Datei kann Werte aus anderen Dateien anzeigen, ohne deren Quellen mitzuliefern. Erfasse diese Abhängigkeiten, bevor alte Laufwerke oder Rechner stillgelegt werden. Der folgende Prüfweg nutzt eine Kopie in aktuellem Excel für Windows; die Menüs gehören nicht zu Excel 2000.
Bestand unverändert sichern
Bewahre Originaldatei und vorhandene Quellordner auf. Öffne eine Arbeitskopie, lehne zunächst die Aktualisierung von Verknüpfungen ab und aktiviere keine unbekannten Makros. Notiere Dateiname, Version des Prüfprogramms und die sichtbaren Werte wichtiger Ergebniszellen. Diese gespeicherten Werte können veraltet sein und beweisen keine erreichbare Quelle.
Mehrere Fundstellen prüfen
- Öffne Daten → Abfragen und Verbindungen → Arbeitsmappenverknüpfungen. Je nach Excel-Version heißt der vorhandene Befehl noch Verknüpfungen bearbeiten. Notiere jede angezeigte Quelldatei und ihren Pfad. Wähle weder Aktualisieren noch Quelle ändern oder Verknüpfung aufheben.
- Suche mit Strg+F, Optionen, Innerhalb: Arbeitsmappe und Suchen in: Formeln nach
.xl. Dokumentiere Treffer mit Blatt, Zelladresse und vollständiger Formel. Das findet typische XLS-/XLSX-Bezüge, ist aber kein Vollständigkeitsnachweis. - Prüfe unter Formeln → Namens-Manager die Spalte Bezieht sich auf. Kontrolliere außerdem Diagrammtitel und Datenreihen sowie verknüpfte Textfelder und Objekte über die Bearbeitungsleiste. Berücksichtige alle Blätter, auch ausgeblendete, soweit du berechtigt darauf zugreifen kannst.
- Erfasse Abfragen, Datenverbindungen, benötigte Add-ins und Makros separat mit dem Verantwortlichen. Eine leere Arbeitsmappenlink-Liste schließt andere Abhängigkeiten nicht aus. Microsoft weist ausdrücklich darauf hin, dass es keinen einzigen automatischen Weg zum Finden aller Arbeitsmappenverknüpfungen gibt.
Ein Quellenverzeichnis erstellen
Notiere je Fundstelle Quelldatei oder System, ursprünglichen Pfad, verwendetes Blatt oder Objekt, Zweck, verantwortliche Person und Status: vorhanden, fehlt oder ungeprüft. Sichere benötigte Quellen nur mit entsprechender Berechtigung und erhalte nachvollziehbare Ordnerbezüge. Speichere keine Kennwörter im Verzeichnis.
Archiv und Funktion getrennt abnehmen
Teste das Archivpaket in einer getrennten Kopie. Prüfe zunächst ohne Aktualisierung, dann nur freigegebene vertrauenswürdige Quellen mit bekannten Vergleichswerten. Dokumentiere fehlende Quellen ausdrücklich. Verknüpfungen aufheben ist keine Reparatur: Dabei werden betroffene Formeln durch aktuelle Werte ersetzt. Falls ein unveränderlicher Zahlenstand benötigt wird, erstelle ihn als gesonderte, klar bezeichnete Ableitung; Originalformeln und Quellen bleiben erhalten. Ohne geprüfte Quellen darf das Archiv nicht als vollständig funktionsfähig gelten.
