Un XLS puede mostrar valores de otros archivos sin incluir sus fuentes. Registra dependencias antes de retirar discos o equipos antiguos. Este procedimiento utiliza una copia en Excel actual para Windows; no son menús de Excel 2000.
Conservar los originales
Guarda el libro original y las carpetas de origen disponibles. Abre una copia, rechaza inicialmente la actualización de vínculos y no habilites macros desconocidas. Anota nombre, versión del programa de comprobación y valores visibles de celdas importantes. Los valores almacenados pueden estar desactualizados y no prueban que la fuente sea accesible.
Comprobar varios lugares
- Abre Datos → Consultas y conexiones → Vínculos del libro. Según la versión, el comando aún puede llamarse Editar vínculos. Registra cada archivo de origen y ruta. No selecciones Actualizar, Cambiar origen ni Romper vínculo.
- En Buscar, abre Opciones, Dentro de: Libro y Buscar en: Fórmulas; busca
.xl. Registra hoja, dirección de celda y fórmula completa de cada resultado. Localiza referencias XLS/XLSX típicas, pero no demuestra que estén todas. - En Fórmulas → Administrador de nombres, revisa Se refiere a. Comprueba también títulos y series de gráficos, cuadros de texto y objetos vinculados mediante la barra de fórmulas. Incluye todas las hojas, incluso ocultas, a las que tengas acceso autorizado.
- Registra consultas, conexiones de datos, complementos y macros necesarios por separado con su responsable. Una lista vacía no excluye otras dependencias. Microsoft indica que no existe un único método automático para encontrar todos los vínculos.
Crear un registro de fuentes
Por cada hallazgo anota archivo o sistema de origen, ruta original, hoja u objeto, finalidad, responsable y estado: presente, ausente o no comprobado. Conserva las fuentes necesarias solo con autorización y mantén relaciones de carpetas trazables. No guardes contraseñas en el registro.
Validar archivo y funcionamiento por separado
Prueba el paquete archivado en una copia independiente. Primero sin actualizar; después solo fuentes fiables y autorizadas con valores de referencia conocidos. Documenta las fuentes ausentes. Romper vínculos no es reparar: las fórmulas afectadas se convierten en sus valores actuales. Si necesitas una instantánea numérica fija, crea una versión derivada independiente e identificada; conserva fórmulas y fuentes originales. Sin fuentes comprobadas, no declares el archivo plenamente funcional.