Cartelle Excel 2000: censire collegamenti esterni prima dell’archiviazione

Un XLS può mostrare valori di altri file senza includere le origini. Censisci le dipendenze prima di dismettere vecchi dischi o computer. Questa procedura usa una copia nell’Excel attuale per Windows, non i menu di Excel 2000.

Conservare gli originali

Conserva la cartella di lavoro originale e le cartelle delle origini disponibili. Apri una copia, rifiuta inizialmente gli aggiornamenti dei collegamenti e non abilitare macro sconosciute. Annota nome, versione del programma di controllo e valori visibili delle celle importanti. I valori memorizzati possono essere vecchi e non provano che l’origine sia accessibile.

Controllare più punti

  1. Apri Dati → Query e connessioni → Collegamenti cartella di lavoro. Secondo la versione, il comando può ancora chiamarsi Modifica collegamenti. Registra ogni origine e percorso. Non scegliere Aggiorna, Cambia origine o Interrompi collegamento.
  2. In Trova, apri Opzioni, All’interno di: Cartella di lavoro e Cerca in: Formule; cerca .xl. Annota foglio, indirizzo della cella e formula completa. Trova riferimenti XLS/XLSX tipici, ma non garantisce completezza.
  3. In Formule → Gestione nomi, esamina Riferito a. Controlla inoltre titoli e serie dei grafici, caselle di testo e oggetti collegati mediante la barra della formula. Includi fogli nascosti cui sei autorizzato ad accedere.
  4. Censisci separatamente query, connessioni dati, componenti aggiuntivi e macro necessari con il responsabile. Un elenco vuoto non esclude altre dipendenze. Microsoft precisa che non esiste un unico metodo automatico per trovare tutti i collegamenti.

Creare un registro delle origini

Per ogni risultato annota file o sistema di origine, percorso originale, foglio o oggetto, scopo, responsabile e stato: presente, mancante o non verificato. Conserva le origini necessarie solo con autorizzazione e mantieni relazioni fra cartelle ricostruibili. Non salvare password nel registro.

Verificare archivio e funzione separatamente

Prova il pacchetto archiviato in una copia separata. Prima senza aggiornamenti, poi solo con origini affidabili autorizzate e valori di riferimento noti. Documenta le origini mancanti. Interrompere collegamenti non ripara: le formule interessate diventano valori attuali. Per una fotografia numerica immutabile crea una derivazione separata e identificata; conserva formule e origini originali. Senza origini verificate non dichiarare l’archivio pienamente funzionante.

Fonti