Um XLS pode mostrar valores de outros ficheiros sem incluir as fontes. Registe as dependências antes de desativar discos ou computadores antigos. Este procedimento usa uma cópia no Excel atual para Windows; não são menus do Excel 2000.
Preservar os originais
Guarde o livro original e as pastas de origem disponíveis. Abra uma cópia, recuse inicialmente atualizações de ligações e não ative macros desconhecidas. Registe nome, versão do programa de verificação e valores visíveis de células importantes. Os valores guardados podem estar desatualizados e não provam que a fonte esteja acessível.
Verificar vários locais
- Abra Dados → Consultas e Ligações → Ligações do Livro. Conforme a versão, o comando poderá ainda chamar-se Editar Ligações. Registe cada ficheiro de origem e caminho. Não escolha Atualizar, Alterar Origem ou Quebrar Ligação.
- Use Ctrl+F, Opções, Dentro de: Livro e Procurar em: Fórmulas para procurar
.xl. Registe folha, célula e fórmula completa de cada resultado. Encontra referências XLS/XLSX típicas, mas não comprova a totalidade. - Em Fórmulas → Gestor de Nomes, examine Refere-se a. Confira também títulos e séries de gráficos, caixas de texto e objetos ligados na barra de fórmulas. Inclua todas as folhas, mesmo ocultas, às quais tenha acesso autorizado.
- Registe consultas, ligações de dados, suplementos e macros necessários separadamente com o responsável. Uma lista vazia de ligações não exclui outras dependências. A Microsoft afirma que não existe uma única forma automática de encontrar todas as ligações do livro.
Criar um inventário de fontes
Para cada ocorrência, registe ficheiro ou sistema de origem, caminho original, folha ou objeto, finalidade, responsável e estado: presente, ausente ou não verificado. Preserve fontes necessárias apenas com autorização e mantenha relações de pastas rastreáveis. Não guarde palavras-passe no inventário.
Validar arquivo e funcionamento separadamente
Teste o conjunto arquivado numa cópia separada. Primeiro sem atualizar; depois apenas fontes fiáveis e autorizadas com valores de referência conhecidos. Documente fontes ausentes. Quebrar ligações não é reparar: as fórmulas afetadas tornam-se valores atuais. Se precisar de um retrato numérico fixo, crie uma versão derivada separada e identificada; preserve fórmulas e fontes originais. Sem fontes verificadas, não considere o arquivo plenamente funcional.