Un XLS peut afficher des valeurs provenant d’autres fichiers sans inclure les sources. Recensez les dépendances avant de retirer les anciens disques ou ordinateurs. Ce guide utilise une copie dans Excel actuel pour Windows, pas les menus d’Excel 2000.
Préserver les originaux
Conservez le classeur original et les dossiers sources disponibles. Ouvrez une copie, refusez initialement l’actualisation des liens et n’activez pas de macros inconnues. Notez nom, version du logiciel de contrôle et valeurs affichées des cellules importantes. Les valeurs enregistrées peuvent être anciennes et ne prouvent pas l’accès à la source.
Examiner plusieurs emplacements
- Ouvrez Données → Requêtes et connexions → Liens de classeur. Selon la version, la commande peut encore s’appeler Modifier les liaisons. Notez chaque fichier source et chemin. Ne choisissez ni Actualiser, ni Modifier la source, ni Rompre la liaison.
- Dans Rechercher, ouvrez Options, Dans : Classeur et Regarder dans : Formules ; recherchez
.xl. Notez feuille, adresse de cellule et formule complète. Cela trouve des références XLS/XLSX classiques, sans garantir l’exhaustivité. - Dans Formules → Gestionnaire de noms, examinez Fait référence à. Contrôlez aussi titres et séries de graphiques, zones de texte et objets liés via la barre de formule. Incluez les feuilles masquées auxquelles vous êtes autorisé à accéder.
- Inventoriez séparément requêtes, connexions de données, compléments et macros nécessaires avec leur responsable. Une liste de liens vide n’exclut pas d’autres dépendances. Microsoft précise qu’aucune méthode automatique unique ne trouve tous les liens.
Créer un registre des sources
Pour chaque résultat, notez fichier ou système source, chemin initial, feuille ou objet, usage, responsable et statut : présent, absent ou non vérifié. Conservez les sources nécessaires uniquement avec autorisation et gardez des relations de dossiers traçables. Ne stockez pas de mots de passe dans le registre.
Valider archive et fonctionnement séparément
Testez le lot archivé dans une copie séparée. D’abord sans actualisation, puis uniquement avec des sources fiables autorisées et des valeurs de référence connues. Documentez les sources manquantes. Rompre les liens ne répare pas : les formules concernées deviennent leurs valeurs actuelles. Pour un état chiffré figé, créez une version dérivée distincte et identifiée ; préservez formules et sources originales. Sans sources vérifiées, ne déclarez pas l’archive pleinement fonctionnelle.