Excel 2000 -työkirjat: luetteloi ulkoiset linkit ennen arkistointia

XLS voi näyttää muiden tiedostojen arvoja sisältämättä lähteitä. Luetteloi riippuvuudet ennen vanhojen levyjen tai koneiden poistamista käytöstä. Ohje käyttää kopiota nykyisessä Windowsin Excelissä, ei Excel 2000:n valikoita.

Säilytä alkuperäiset

Säilytä alkuperäinen työkirja ja saatavilla olevat lähdekansiot. Avaa kopio, kieltäydy aluksi linkkien päivityksestä äläkä ota tuntemattomia makroja käyttöön. Kirjaa nimi, tarkistusohjelman versio ja tärkeiden tulossolujen näkyvät arvot. Tallennetut arvot voivat olla vanhentuneita eivätkä todista lähteen saatavuutta.

Tarkista useasta paikasta

  1. Avaa Tiedot → Kyselyt ja yhteydet → Työkirjan linkit. Versiosta riippuen komennon nimi voi edelleen olla Muokkaa linkkejä. Kirjaa jokainen lähdetiedosto ja polku. Älä valitse Päivitä, Vaihda lähde tai Katkaise linkki.
  2. Valitse Etsi, Asetukset, Kohteesta: Työkirja ja Etsi kohteesta: Kaavat; etsi .xl. Kirjaa taulukko, solun osoite ja koko kaava. Haku löytää tavallisia XLS/XLSX-viittauksia mutta ei todista täydellisyyttä.
  3. Tarkista Kaavat → Nimien hallinta -kohdan Viittaa-kentät. Tarkista myös kaavioiden otsikot ja sarjat sekä linkitetyt tekstiruudut ja objektit kaavariviltä. Huomioi piilotetut taulukot, joihin sinulla on käyttöoikeus.
  4. Luetteloi kyselyt, tietoyhteydet, tarvittavat lisäosat ja makrot erikseen omistajan kanssa. Tyhjä linkkilista ei sulje pois muita riippuvuuksia. Microsoftin mukaan kaikkien linkkien löytämiseen ei ole yhtä automaattista tapaa.

Laadi lähdeluettelo

Kirjaa jokaisesta löydöstä lähdetiedosto tai järjestelmä, alkuperäinen polku, taulukko tai objekti, tarkoitus, vastuuhenkilö ja tila: saatavilla, puuttuu tai tarkistamatta. Säilytä tarvittavat lähteet vain luvalla ja pidä kansiosuhteet jäljitettävinä. Älä tallenna salasanoja luetteloon.

Hyväksy arkisto ja toiminta erikseen

Testaa arkistopaketti erillisessä kopiossa. Ensin ilman päivitystä, sitten vain hyväksytyillä luotettavilla lähteillä ja tunnetuilla vertailuarvoilla. Dokumentoi puuttuvat lähteet selvästi. Linkkien katkaisu ei korjaa: kyseiset kaavat muuttuvat nykyisiksi arvoikseen. Jos tarvitset muuttumattoman lukutilanteen, tee erillinen selvästi merkitty johdannainen; säilytä alkuperäiset kaavat ja lähteet. Ilman tarkistettuja lähteitä arkistoa ei saa kutsua täysin toimivaksi.

Lähteet