En XLS-fil kan vise verdier fra andre filer uten å inkludere kildene. Registrer avhengigheter før gamle disker eller datamaskiner tas ut av bruk. Veiledningen bruker en kopi i moderne Excel for Windows, ikke Excel 2000-menyer.
Bevar originalene
Bevar originalarbeidsboken og tilgjengelige kildemapper. Åpne en kopi, avslå først koblingsoppdateringer og ikke aktiver ukjente makroer. Noter navn, kontrollprogrammets versjon og viste verdier i viktige resultatceller. Lagrede verdier kan være utdaterte og beviser ikke at kilden er tilgjengelig.
Kontroller flere steder
- Åpne Data → Spørringer og tilkoblinger → Arbeidsbokkoblinger. Avhengig av versjonen kan kommandoen fortsatt hete Rediger koblinger. Noter hver kildefil og bane. Ikke velg Oppdater, Endre kilde eller Bryt kobling.
- Bruk Søk, Alternativer, Innenfor: Arbeidsbok og Søk i: Formler for å søke etter
.xl. Noter ark, celleadresse og full formel. Det finner typiske XLS/XLSX-referanser, men beviser ikke fullstendighet. - Kontroller Refererer til under Formler → Navnebehandling. Undersøk også diagramtitler og dataserier samt koblede tekstbokser og objekter via formellinjen. Ta med skjulte ark du har tillatelse til å åpne.
- Registrer spørringer, datatilkoblinger, nødvendige tillegg og makroer separat med eieren. En tom koblingsliste utelukker ikke andre avhengigheter. Microsoft sier at det ikke finnes én automatisk metode for å finne alle koblingene.
Opprett en kildeliste
Noter kildefil eller system, opprinnelig bane, ark eller objekt, formål, ansvarlig og status for hvert funn: tilgjengelig, mangler eller ikke kontrollert. Bevar nødvendige kilder bare med tillatelse og behold sporbare mapperelasjoner. Ikke lagre passord i listen.
Godkjenn arkiv og funksjon separat
Test arkivpakken i en separat kopi. Først uten oppdatering, deretter bare godkjente pålitelige kilder mot kjente referanseverdier. Dokumenter manglende kilder tydelig. Å bryte koblinger er ingen reparasjon: berørte formler blir til gjeldende verdier. Hvis et fast tallbilde trengs, opprett en separat tydelig merket avledning; bevar originalformler og kilder. Uten kontrollerte kilder må arkivet ikke kalles fullt funksjonelt.