Vanhan XLS-tiedoston avautuminen ei vielä todista siirron onnistumista. Vertaa kopiota dokumentoituihin vertailuarvoihin ennen alkuperäisen korvaamista tai uuden tiedoston käyttöönottoa.
Säilytä alkuperäinen ja vertailuaineisto
Ohje koskee Excel 2000 -työkirjojen testaamista nykyisessä työpöytälaskentaohjelmassa. Säilytä alkuperäinen muuttumattomana ja työskentele erillisessä kansiossa. Kirjaa nimi, koko, muokkauspäivä ja tunnettu ohjelmaversio. XLS ei ole yksiselitteinen: Microsoft erottaa muun muassa Excel 97–2003- ja Excel 5.0/95 -muodot, joilla on sama pääte.
Jos vanha ympäristö on käytettävissä, dokumentoi siinä taulukoiden nimet, tärkeät summat ja päivämäärät sekä tulostuksen esikatselut. Huomioi piilotetut taulukot, makrot ja tarvittavat lisäosat. Käytä vanhaa ohjelmistoa eristetyssä ympäristössä, älä tavallisella internettyöasemalla.
Avaa kopio hallitusti
- Käytä kohdeohjelman Tiedosto → Avaa -toimintoa. Kirjaa tarkka versio sekä kaikki tuonti- ja korjausilmoitukset. Nykyinen Excel avaa Excel 97–2003 -tiedostot yhteensopivuustilassa; LibreOffice Calc avaa myös XLS-tiedostoja.
- Älä ota tuntemattomia makroja käyttöön äläkä aluksi päivitä ulkoisia linkkejä. Dokumentoi riippuvuudet erikseen. Näkyvä tallennettu kaavan arvo ei todista uudelleenlaskennan toimivuutta.
- Vertaa taulukoiden määrää ja nimiä, valittuja kaavoja, summia, päivämääriä, desimaaleja ja etunollia. Tarkista käytössä olevat kaaviot, nimetyt alueet, piilotettu sisältö ja tulostusalueet. Kirjaa erot taulukon ja solun osoitteen kanssa.
- Testaa edustava laskenta vain kopiossa: muuta tunnettua syötettä ja vertaa tulosta riippumattomasti määritettyyn odotusarvoon. Ilman tarkistettavaa vertailua testi jää avoimeksi; älä hyväksy koko työkirjaa perusteetta.
Valitse kohdemuoto harkiten
Tallenna uudella nimellä. XLSX ei tallenna VBA-koodia; XLSM on yksi vaihtoehto tarvittaville Excel-makroille. Pääte ei takaa toimivuutta. LibreOffice ja Microsoft Office eivät yleensä suorita toistensa makroja muuttamattomina. Tarvittava automaatio vaatii erillisen toiminnallisen tarkistuksen. CSV ja PDF eivät korvaa kokonaan työkirjaa, jossa on kaavoja, useita taulukoita ja toimintoja.
Tarkista tallennuksen jälkeen
Sulje ja avaa testitiedosto uudelleen. Toista tärkeät arvo- ja tulostusvertailut. Kirjaa alkuperäinen, kohdemuoto, versio, tarkistetut solut ja jäljellä olevat erot. Ota tiedosto käyttöön vasta toiminnallisen hyväksynnän jälkeen; säilytä alkuperäinen ja tarkistustodisteet. Virhetilanteessa hylkää vain testikopio ja aloita uudesta alkuperäisen kopiosta.