Vanhan Outlookin CSV-tiedosto ei vielä tarkoita tarkistettua yhteystietojen siirtoa. Ohje alkaa olemassa olevasta Outlook 2007:n vientitiedostosta ja tarkistaa sen kohdeohjelmaa varten. Se ei kuvaa nykyisen tilin määrittämistä vanhaan Outlookiin eikä korvaa alkuperäisten tietojen täydellistä varmuuskopiota.
Kirjaa lähde ja kohde
- Säilytä vientitiedosto muuttumattomana sekä erillinen varmuuskopio alkuperäisistä Outlook-tiedoista. Työskentele vain kopiolla.
- Kirjaa viety yhteystietokansio, päivämäärä, kontaktien määrä sekä kohdeohjelma ja sen versio. Useat kansiot eivät automaattisesti muodosta yhtä luetteloa.
- Tarkista kohteen tuontivaatimukset. Microsoft suosittelee uudelle Outlookille UTF-8:aa. Kaikki vanhat vientitiedostot eivät silti ole valmiiksi UTF-8-muodossa.
Tarkista sarakkeet ja arvot
Tarkastele ensin työkopiota muuttamatta sitä tekstieditorilla tai nykyisen taulukkolaskentaohjelman tekstintuonnilla. Tarkista erotin, merkistökoodaus ja ensimmäisen rivin sarakeotsikot. Jos kaikki näkyy yhdessä sarakkeessa, tarkista ensin tuontiasetukset; älä korvaa kaikkia pilkkuja tai lainausmerkkejä. Oikein lainausmerkeillä rajatun kentän sisäinen pilkku ei aloita uutta arvoa.
Tarkista useista esimerkeistä etu- ja sukunimi, kaikki tarvittavat sähköpostiosoitteet, puhelin, yritys ja postiosoite. Puhelinnumerot ja postinumerot ovat tekstiä: numeromuunnos ei saa poistaa alkunollaa tai plusmerkkiä. Tarkista ääkköset ja muut erikoismerkit. Myöhempi tallennus UTF-8:ksi ei automaattisesti korjaa jo vioittuneita merkkejä.
Kohdista kentät oikein
Microsoft vaatii yhteystietomalliinsa otsikot ensimmäiselle riville ja vastaavan kielen. Käytä vertailuna juuri kohdeohjelman mallia tai esimerkkivientiä. Älä kohdista vain sijainnin perusteella: toinen sähköpostiosoite ei saa päätyä yrityskenttään. Jos tuonti tarjoaa kenttien kohdistuksen, tarkista se erikseen.
Säilytä alkuperäiset otsikot muuttumattomassa tiedostossa. Tee muutokset vain uuteen tuontikopioon. Tallenna se oikeasti CSV:ksi, älä nimeä XLSX-tiedoston päätettä uudelleen. Tarkista tallennettu tiedosto uudestaan.
Hyväksy pieni koetuonti
Tuo ensin muutama edustava yhteystieto kohdejärjestelmän erilliseen testijoukkoon. Älä tee toistuvia kokeiluja tuotannon yhteystietolistaan. Jos esikatselun merkit eivät ole luettavia, peruuta ja selvitä koodaus tai lähdetiedot. Uudelleentuonti voi luoda kaksoiskappaleita; tarkista niiden käsittelyvaihtoehdot etukäteen.
Vertaa nimiä, osoitteita ja puhelimia lähteeseen. Tarkista tarvittaessa myös moniriviset muistiinpanot ja useat osoitteet. CSV:n olemassaolo ei todista kuvien, ryhmien ja erikoiskenttien siirtymistä. Dokumentoi puuttuvat tiedot ja täydentävä siirtotapa. Siirrä koko aineisto vasta onnistuneen testin jälkeen; säilytä alkuperäiset hyväksyntään asti.