Outlook 2007: Kontakt-CSV vor dem Import auf Felder und Zeichen prüfen
Eine CSV-Datei aus einem alten Outlook-Bestand ist noch kein geprüfter Kontakttransfer. Diese Anleitung beginnt mit einem bereits vorhandenen Export aus Outlook 2007 und prüft ihn für das Zielprogramm. Sie beschreibt keine heutige Kontoeinrichtung im alten Outlook und ersetzt keine vollständige Sicherung der ursprünglichen Daten.
Original und Ziel festhalten
- Bewahre die unveränderte Exportdatei und eine separate Sicherung des ursprünglichen Outlook-Datenbestands auf. Arbeite nur mit einer Kopie.
- Notiere den exportierten Kontaktordner, das Datum, die Kontaktanzahl und das Zielprogramm samt Version. Mehrere Kontaktordner sind nicht automatisch eine gemeinsame Liste.
- Kläre die Importanforderungen des Ziels. Microsoft empfiehlt für das neue Outlook UTF-8. Das bedeutet nicht, dass jeder alte Export bereits UTF-8 verwendet.
Spalten und Werte prüfen
Öffne die Arbeitskopie zunächst lesend in einem Texteditor oder über den Textimport einer aktuellen Tabellenkalkulation. Prüfe Trennzeichen, Zeichencodierung und die erste Zeile mit Spaltenüberschriften. Steht alles in einer Spalte, kläre zuerst den Importdialog; ersetze nicht pauschal Kommas oder Anführungszeichen. Ein Komma innerhalb eines korrekt eingerahmten Felds ist kein neuer Kontaktwert.
Prüfe Vorname, Nachname, alle benötigten E-Mail-Adressen, Telefon, Firma und Anschrift an mehreren Beispielen. Telefonnummern und Postleitzahlen sind Text: Eine führende Null oder ein Plus darf nicht durch Zahlenumwandlung verloren gehen. Kontrolliere Umlaute und andere Sonderzeichen. Eine nachträgliche UTF-8-Speicherung repariert bereits beschädigte Zeichen nicht automatisch.
Feldnamen mit dem Ziel abgleichen
Microsoft verlangt für seine Kontaktvorlage Überschriften in der ersten Zeile und passende Spracheinstellungen. Verwende die Vorlage oder einen Beispielexport des konkreten Zielprogramms als Referenz. Ordne nicht nach der bloßen Position zu: Eine zweite E-Mail-Adresse gehört nicht versehentlich in das Firmenfeld. Falls der Import eine Feldzuordnung anbietet, kontrolliere sie ausdrücklich.
Bewahre die Originalüberschriften in der unveränderten Datei. Anpassungen gehören ausschließlich in eine neue Importkopie. Speichere diese wirklich als CSV, nicht als umbenannte XLSX-Datei. Prüfe die gespeicherte Datei erneut.
Kleinen Probeimport abnehmen
Importiere zuerst wenige repräsentative Kontakte in einen getrennten Testbestand des Zielsystems. Nutze keine produktive Kontaktliste für wiederholte Versuche. Bei unlesbaren Zeichen in der Vorschau abbrechen und Codierung beziehungsweise Ausgangsdaten klären. Eine erneute Übernahme kann Dubletten erzeugen; prüfe vorab die angebotene Dublettenbehandlung.
Vergleiche im Ziel Namen, Adressen und Telefonnummern mit der Quelle. Prüfe auch mehrzeilige Notizen und mehrere Adressen, soweit benötigt. Kontaktbilder, Gruppen und spezielle Felder sind nicht allein durch die Existenz einer CSV nachgewiesen. Dokumentiere fehlende Informationen und einen ergänzenden Übertragungsweg. Erst nach erfolgreichem Test den vollständigen Bestand übernehmen; Originale bis zur Abnahme behalten.