En CSV-fil fra et gammelt Outlook er ennå ikke en kontrollert kontaktoverføring. Veiledningen starter med en eksisterende eksport fra Outlook 2007 og kontrollerer den for målprogrammet. Den beskriver ikke oppsett av en moderne konto i gammelt Outlook og erstatter ikke en full sikkerhetskopi av originaldata.
Kartlegg kilde og mål
- Behold eksportfilen uendret og en separat sikkerhetskopi av de opprinnelige Outlook-dataene. Arbeid bare på en kopi.
- Noter eksportert kontaktmappe, dato, antall kontakter og målprogrammets navn og versjon. Flere kontaktmapper blir ikke automatisk én samlet liste.
- Kontroller målets importkrav. Microsoft anbefaler UTF-8 for nye Outlook. Det betyr ikke at alle gamle eksporter allerede bruker UTF-8.
Kontroller kolonner og verdier
Se først på arbeidskopien uten å endre den i et tekstredigeringsprogram eller gjennom tekstimport i et aktuelt regneark. Kontroller skilletegn, koding og første rad med kolonneoverskrifter. Hvis alt vises i én kolonne, kontroller importinnstillingene først; ikke erstatt alle kommaer eller anførselstegn. Et komma i et korrekt sitert felt starter ikke en ny verdi.
Kontroller fornavn, etternavn, alle nødvendige e-postadresser, telefon, firma og postadresse i flere eksempler. Telefonnumre og postnumre er tekst: tallkonvertering må ikke fjerne en innledende null eller et plusstegn. Kontroller æ, ø, å og andre spesialtegn. Senere lagring som UTF-8 reparerer ikke automatisk tegn som allerede er skadet.
Koble feltene til målet
Microsoft krever overskrifter på første rad og samsvarende språk for kontaktmalen sin. Bruk malen eller en prøveeksport fra det konkrete målprogrammet som referanse. Ikke koble bare etter plassering: en ekstra e-postadresse må ikke havne i firmafeltet. Kontroller feltkoblingen uttrykkelig hvis importen tilbyr den.
Behold de opprinnelige overskriftene i den uendrede filen. Gjør tilpasninger bare i en ny importkopi. Lagre den faktisk som CSV, ikke som en XLSX-fil med endret filendelse. Kontroller den lagrede filen igjen.
Godkjenn en liten prøveimport
Importer først noen representative kontakter til et separat testsett i målsystemet. Ikke bruk produksjonslisten til gjentatte forsøk. Hvis tegnene er uleselige i forhåndsvisningen, avbryt og avklar koding eller kildedata. Ny import kan lage duplikater; kontroller håndteringen av dem på forhånd.
Sammenlign navn, adresser og telefoner med kilden. Kontroller også notater over flere linjer og flere adresser ved behov. En CSV-fil beviser ikke at bilder, grupper og spesialfelt er overført. Dokumenter manglende informasjon og en supplerende overføringsmetode. Overfør hele bestanden først etter en vellykket test, og behold originalene til godkjenning.