Plik CSV ze starego Outlooka nie oznacza jeszcze zweryfikowanego przeniesienia kontaktów. Poradnik zaczyna się od istniejącego eksportu z Outlooka 2007 i sprawdza go pod kątem programu docelowego. Nie opisuje konfiguracji współczesnego konta w starym Outlooku ani nie zastępuje pełnej kopii oryginalnych danych.
Zapisz źródło i cel
- Zachowaj niezmieniony eksport oraz osobną kopię oryginalnych danych Outlooka. Pracuj wyłącznie na kopii.
- Zanotuj wyeksportowany folder, datę, liczbę kontaktów oraz nazwę i wersję programu docelowego. Wiele folderów kontaktów nie tworzy automatycznie jednej listy.
- Sprawdź wymagania importu. Microsoft zaleca UTF-8 dla nowego Outlooka. Nie oznacza to, że każdy stary eksport już ma takie kodowanie.
Sprawdź kolumny i wartości
Najpierw obejrzyj kopię bez zmian w edytorze tekstu lub za pomocą importu tekstu w aktualnym arkuszu kalkulacyjnym. Sprawdź separator, kodowanie i pierwszy wiersz nagłówków. Jeżeli wszystko jest w jednej kolumnie, najpierw sprawdź ustawienia importu; nie zamieniaj globalnie przecinków ani cudzysłowów. Przecinek w prawidłowo ujętym w cudzysłowy polu nie rozpoczyna nowej wartości.
Na kilku przykładach sprawdź imię, nazwisko, wszystkie potrzebne adresy email, telefon, firmę i adres pocztowy. Telefony i kody pocztowe to tekst: konwersja na liczby nie może usuwać początkowego zera ani plusa. Sprawdź polskie litery i inne znaki. Późniejsze zapisanie w UTF-8 nie naprawia automatycznie znaków już uszkodzonych.
Dopasuj pola do celu
Microsoft wymaga nagłówków w pierwszym wierszu oraz zgodnego języka dla swojego szablonu kontaktów. Korzystaj z szablonu lub przykładowego eksportu rzeczywistego programu docelowego. Nie przypisuj tylko według pozycji: drugi adres email nie powinien trafić do pola firmy. Jeżeli importer oferuje mapowanie pól, sprawdź je dokładnie.
Zachowaj oryginalne nagłówki w niezmienionym pliku. Dostosowania wykonuj wyłącznie w nowej kopii do importu. Zapisz ją rzeczywiście jako CSV, nie jako XLSX ze zmienionym rozszerzeniem. Ponownie sprawdź zapisany plik.
Oceń mały import próbny
Najpierw zaimportuj kilka reprezentatywnych kontaktów do osobnego zbioru testowego w systemie docelowym. Nie używaj listy produkcyjnej do wielokrotnych prób. Jeśli znaki w podglądzie są nieczytelne, anuluj i wyjaśnij kodowanie albo dane źródłowe. Ponowny import może utworzyć duplikaty; wcześniej sprawdź dostępne opcje ich obsługi.
Porównaj nazwiska, adresy i telefony ze źródłem. Sprawdź też wielowierszowe notatki i wiele adresów, jeśli są potrzebne. Sam CSV nie dowodzi przeniesienia zdjęć, grup i pól specjalnych. Zapisz brakujące informacje oraz dodatkową metodę przeniesienia. Cały zbiór przenieś dopiero po udanej próbie; zachowaj oryginały do odbioru.