En CSV-fil fra et gammelt Outlook er endnu ikke en kontrolleret kontaktoverførsel. Vejledningen tager udgangspunkt i en eksisterende eksport fra Outlook 2007 og kontrollerer den til målprogrammet. Den beskriver ikke opsætning af en moderne konto i gammelt Outlook og erstatter ikke en fuld backup af originaldata.
Registrer kilde og mål
- Bevar eksportfilen uændret og en separat backup af de oprindelige Outlook-data. Arbejd kun på en kopi.
- Notér eksporteret kontaktmappe, dato, antal kontakter og målprogrammets navn og version. Flere kontaktmapper bliver ikke automatisk til én samlet liste.
- Kontrollér målets importkrav. Microsoft anbefaler UTF-8 til det nye Outlook. Det betyder ikke, at alle gamle eksporter allerede bruger UTF-8.
Kontrollér kolonner og værdier
Se først arbejdskopien uden at ændre den i en teksteditor eller via tekstimport i et aktuelt regneark. Kontrollér separator, kodning og første række med kolonneoverskrifter. Hvis alt vises i én kolonne, kontrollér først importindstillingerne; erstat ikke alle kommaer eller anførselstegn. Et komma i et korrekt citeret felt starter ikke en ny værdi.
Kontrollér fornavn, efternavn, alle nødvendige mailadresser, telefon, virksomhed og postadresse i flere eksempler. Telefonnumre og postnumre er tekst: talkonvertering må ikke fjerne et indledende nul eller plus. Kontrollér æ, ø, å og andre specialtegn. Senere lagring som UTF-8 reparerer ikke automatisk allerede beskadigede tegn.
Match felterne med målet
Microsoft kræver overskrifter i første række og passende sprog til sin kontaktskabelon. Brug det konkrete målprograms skabelon eller en prøveeksport som reference. Match ikke kun efter placering: en ekstra mailadresse må ikke ende i virksomhedsfeltet. Kontrollér feltkoblingen udtrykkeligt, hvis importen tilbyder den.
Bevar de oprindelige overskrifter i den uændrede fil. Lav kun tilpasninger i en ny importkopi. Gem den faktisk som CSV, ikke som en XLSX-fil med ændret filendelse. Kontrollér den gemte fil igen.
Godkend en lille prøveimport
Importér først få repræsentative kontakter til et separat testsæt i målsystemet. Brug ikke produktionslisten til gentagne forsøg. Hvis tegn er ulæselige i forhåndsvisningen, annullér og afklar kodning eller kildedata. Ny import kan skabe dubletter; kontrollér først mulighederne for håndtering af dem.
Sammenlign navne, adresser og telefoner med kilden. Kontrollér også noter over flere linjer og flere adresser, hvis det er nødvendigt. En CSV-fil beviser ikke, at billeder, grupper og specialfelter er overført. Dokumentér manglende oplysninger og en supplerende overførselsmetode. Overfør først hele bestanden efter en vellykket test, og behold originalerne indtil godkendelse.