Outlook 2007: PST-Dateien vor einer Migration sichern und prüfen
Eine PST-Datei kann E-Mails, Kontakte, Termine und weitere Outlook-Elemente enthalten. Vor einer Migration musst du jedoch zuerst feststellen, welche Daten tatsächlich darin liegen. Diese Anleitung betrifft eine bestehende Outlook-2007-Installation als Datenquelle, nicht die Neueinrichtung eines aktuellen Mailkontos in alter Software.
Datendateien vollständig erfassen
- Öffne in Outlook 2007 Datei > Datendateiverwaltung. Die archivierte Microsoft-Anleitung nennt außerdem Extras > Optionen > E-Mail-Setup > Datendateien.
- Notiere für jede verwendete PST den vollständigen Pfad, Dateinamen und zugehörigen Ordnernamen. Erfasse separate Archive ebenfalls; nur die Standarddatei zu kopieren kann wichtige Altbestände auslassen.
- Unterscheide persönliche Ordner von einem Exchange-Postfach. Eine OST-Datei ist kein gleichwertiger Ersatz für eine portable PST-Sicherung. Kläre serverseitige Daten und Sicherungen mit der zuständigen Administration. Benenne eine OST nicht in PST um.
- Notiere wichtige Ordner, grobe Elementzahlen und den benötigten Zeitraum als spätere Prüfliste. Signaturen, Kontoeinstellungen und die Autovervollständigung sind durch eine PST-Kopie nicht automatisch vollständig gesichert.
Geschlossene Dateien kopieren
Beende Outlook und andere Programme, die auf die Datendateien zugreifen. Schließe auch die Eigenschaftsfenster. Kopiere erst dann jede erfasste PST über den Dateimanager in einen neuen Sicherungsordner mit Datum. Verwende Kopieren, nicht Verschieben. Bei einer Meldung, die Datei werde verwendet, halte an und kläre den offenen Zugriff; eine unvollständige Live-Kopie ist keine geprüfte Sicherung.
Prüfe Dateinamen und Größen und bewahre eine weitere Kopie auf einem unabhängigen, zugriffsgeschützten Datenträger auf. PST-Dateien können das gesamte private oder geschäftliche Nachrichtenarchiv enthalten. Ein gleicher Dateiumfang allein beweist keine inhaltlich intakte Datei.
Mit einer Arbeitskopie testen
Belasse die Sicherung unverändert und erstelle davon eine zusätzliche Arbeitskopie auf der lokalen Festplatte des Testrechners. Öffne diese in einer geeigneten klassischen Outlook-Version als zusätzliche Datendatei; ändere für die Prüfung weder den Standardzustellort noch importiere sofort alles in ein produktives Postfach. Der genaue Öffnungsdialog hängt von der Zielversion ab. Eine aktive PST auf einer Netzwerkfreigabe ist laut Microsoft kein unterstützter Betriebsweg.
Vergleiche die Ordnerstruktur und prüfe alte sowie neue Nachrichten, benötigte Anlagen, Kontakte und Termine. Beachte aktive Ansichtsfilter bei einem Zahlenvergleich. Starte keine unbekannten Anlagen. Fehlende Daten oder Lesefehler werden vor der Migration geklärt; Reparaturversuche erfolgen niemals an der einzigen Originaldatei.
Grenzen der Übernahme
Ein Export ausgewählter Ordner ist etwas anderes als die Kopie einer vollständigen PST; Microsoft weist darauf hin, dass Ordnerentwurfseigenschaften beim Export nicht erhalten bleiben. Prüfe außerdem die Fähigkeiten der konkreten Zielsoftware: Die aktuelle Microsoft-Dokumentation beschreibt für das neue Outlook Einschränkungen bei PST-Kontakten, Kalendern und Importen. Plane nicht allein anhand der Dateiendung.
Erst nach dokumentiertem Vergleich darf die eigentliche Übernahme beginnen. Behalte Quellsystem und Sicherung bis zur Abnahme. Ein lesbares Archiv ersetzt keine Prüfung von Kontoeinstellungen, Versand und Empfang im späteren Zielsystem.