En PST kan indeholde mail, kontakter, aftaler og andre Outlook-elementer. Fastslå først, hvad der faktisk ligger i den. Vejledningen bruger en eksisterende Outlook 2007-installation som datakilde, ikke til at oprette en moderne mailkonto i gammel software.
Registrer datafilerne
- Åbn administration af datafiler fra Filer i Outlook 2007. Microsofts arkiverede vejledning angiver File > Data File Management samt Tools > Options > Mail Setup > Data Files.
- Noter fuld sti, filnavn og tilhørende mappenavn for hver PST. Medtag separate arkiver; kun standardfilen kan udelade ældre data.
- Skeln mellem personlige mapper og en Exchange-postkasse. En OST erstatter ikke en transportabel PST-backup. Afklar serverdata og backup med administratoren. Omdøb ikke OST til PST.
- Noter vigtige mapper, omtrentlige antal og nødvendige perioder. Signaturer, kontoindstillinger og autofuldførelse sikkerhedskopieres ikke automatisk fuldstændigt med en PST-kopi.
Kopier lukkede filer
Afslut Outlook og andre programmer, der bruger filerne, samt egenskabsvinduer. Kopier derefter hver PST via filhåndteringen til en ny dateret mappe. Kopier, flyt ikke. Hvis filen er i brug, stop og afklar adgangen; en ufuldstændig kopi under drift er ikke en kontrolleret backup.
Kontroller navne og størrelser, og behold en ekstra kopi på et uafhængigt medie med beskyttet adgang. PST kan rumme hele et privat eller erhvervsmæssigt mailarkiv. Ens størrelse beviser ikke alene fejlfrit indhold.
Test en arbejdskopi
Bevar backupkopien og lav endnu en kopi på testcomputerens lokale disk. Åbn den som ekstra datafil i en egnet klassisk Outlook-version. Skift ikke standardleveringssted, og importer ikke straks alt til en produktionspostkasse. Dialogen afhænger af målversionen. Microsoft understøtter ikke en aktiv PST på et netværksdrev.
Sammenlign mapper og kontroller gamle og nye mails, nødvendige vedhæftninger, kontakter og aftaler. Tag højde for visningsfiltre ved optælling. Kør ikke ukendte vedhæftninger. Afklar mangler og læsefejl inden migrering; reparer aldrig den eneste original.
Begrænsninger
Eksport af udvalgte mapper er ikke det samme som en kopi af hele PST-filen. Microsoft angiver, at mappedesignegenskaber ikke bevares ved eksport. Kontroller målprogrammet: den aktuelle dokumentation beskriver begrænsninger for PST-kontakter, kalendere og import i det nye Outlook. Planlæg ikke kun efter filendelsen.
Begynd først migreringen efter dokumenteret sammenligning. Bevar kilde og backup indtil godkendelse. Et læsbart arkiv erstatter ikke kontrol af konti, afsendelse og modtagelse i målsystemet.