Outlook 2007: zabezpiecz i sprawdź pliki PST przed migracją

PST może zawierać pocztę, kontakty, terminy i inne elementy. Przed migracją ustal, co rzeczywiście się w nim znajduje. Poradnik traktuje istniejący Outlook 2007 jako źródło danych, nie jako sposób konfiguracji współczesnego konta w starym programie.

Spisz pliki danych

  1. W Outlooku 2007 otwórz zarządzanie plikami danych z menu Plik. Archiwalna instrukcja Microsoft podaje File > Data File Management oraz Tools > Options > Mail Setup > Data Files.
  2. Zapisz pełną ścieżkę, nazwę pliku i powiązanego folderu dla każdego PST. Uwzględnij osobne archiwa; skopiowanie tylko domyślnego pliku może pominąć starsze dane.
  3. Odróżnij foldery osobiste od skrzynki Exchange. OST nie zastępuje przenośnej kopii PST. Wyjaśnij z administratorem dane oraz kopie po stronie serwera. Nie zmieniaj rozszerzenia OST na PST.
  4. Spisz ważne foldery, przybliżone liczby elementów i potrzebne okresy. Kopia PST nie zabezpiecza automatycznie wszystkich podpisów, ustawień kont i autouzupełniania.

Kopiuj zamknięte pliki

Zamknij Outlook i inne programy korzystające z danych, a także okna właściwości. Następnie skopiuj każdy PST menedżerem plików do nowego folderu z datą. Kopiuj, nie przenoś. Jeśli plik jest używany, zatrzymaj się i wyjaśnij otwarty dostęp; niepełna kopia aktywnego pliku nie jest sprawdzonym backupem.

Sprawdź nazwy i rozmiary oraz zachowaj drugą kopię na niezależnym nośniku z chronionym dostępem. PST może zawierać całe prywatne lub firmowe archiwum. Taki sam rozmiar nie dowodzi samodzielnie poprawności treści.

Testuj kopię roboczą

Pozostaw backup bez zmian i utwórz dodatkową kopię na lokalnym dysku komputera testowego. Otwórz ją jako dodatkowy plik danych w odpowiedniej klasycznej wersji Outlooka. Nie zmieniaj domyślnego miejsca dostarczania i nie importuj od razu wszystkiego do roboczej skrzynki. Okno otwierania zależy od wersji. Microsoft nie wspiera aktywnego PST na udziale sieciowym.

Porównaj strukturę i sprawdź stare oraz nowe wiadomości, potrzebne załączniki, kontakty i terminy. Przy liczeniu uwzględnij filtry widoku. Nie uruchamiaj nieznanych załączników. Wyjaśnij braki i błędy przed migracją; nigdy nie naprawiaj jedynego oryginału.

Ograniczenia migracji

Eksport wybranych folderów różni się od kopii całego PST. Microsoft zaznacza, że eksport nie zachowuje właściwości projektu folderów. Sprawdź też program docelowy: aktualna dokumentacja opisuje ograniczenia nowego Outlooka dotyczące kontaktów, kalendarzy i importu PST. Nie planuj tylko według rozszerzenia.

Rozpocznij migrację po udokumentowanym porównaniu. Zachowaj źródło i kopię do odbioru. Czytelne archiwum nie zastępuje sprawdzenia kont, wysyłania i odbierania w systemie docelowym.

Źródła