PST voi sisältää sähköpostia, yhteystietoja, tapaamisia ja muita Outlook-kohteita. Selvitä ensin, mitä tietoja siinä todella on. Ohje käyttää olemassa olevaa Outlook 2007 -asennusta tietolähteenä, ei nykyisen sähköpostitilin määrittämiseen vanhaan ohjelmaan.
Kartoita tiedostot
- Avaa datatiedostojen hallinta Outlook 2007:n Tiedosto-valikosta. Microsoftin arkistoitu ohje ilmoittaa polut File > Data File Management ja Tools > Options > Mail Setup > Data Files.
- Kirjaa jokaisen PST:n koko polku, tiedostonimi ja vastaava kansionimi. Huomioi erilliset arkistot; pelkkä oletustiedosto voi jättää vanhaa aineistoa pois.
- Erota henkilökohtaiset kansiot Exchange-postilaatikosta. OST ei korvaa siirrettävää PST-varmuuskopiota. Selvitä palvelintiedot ja varmistukset ylläpitäjän kanssa. Älä muuta OST-päätettä PST:ksi.
- Kirjaa tärkeät kansiot, likimääräiset kohdemäärät ja tarvittavat aikavälit. Allekirjoitukset, tiliasetukset ja automaattinen täydennys eivät automaattisesti varmistu kokonaan PST-kopiolla.
Kopioi suljetut tiedostot
Sulje Outlook, muut tiedostoja käyttävät ohjelmat ja ominaisuusikkunat. Kopioi sitten jokainen PST tiedostonhallinnalla uuteen päivättyyn kansioon. Kopioi, älä siirrä. Jos tiedosto on käytössä, pysähdy ja selvitä avoin käyttö; keskeneräinen käytönaikainen kopio ei ole tarkistettu varmuuskopio.
Tarkista nimet ja koot ja säilytä toinen kopio erillisellä, pääsyltään suojatulla välineellä. PST voi sisältää koko yksityisen tai yrityksen viestiarkiston. Sama koko ei yksin todista sisällön eheyttä.
Testaa työkopiota
Säilytä varmuuskopio muuttamattomana ja tee lisäkopio testikoneen paikalliselle levylle. Avaa se lisätiedostona sopivassa perinteisessä Outlook-versiossa. Älä muuta oletustoimituspaikkaa tai tuo heti kaikkea tuotantopostilaatikkoon. Avausikkuna riippuu kohdeversiosta. Microsoft ei tue aktiivista PST:tä verkkojaossa.
Vertaa kansioita ja tarkista vanhoja ja uusia viestejä, tarvittavia liitteitä, yhteystietoja ja tapaamisia. Huomioi näkymäsuodattimet määriä vertaillessa. Älä suorita tuntemattomia liitteitä. Selvitä puuttuvat tiedot ja lukuvirheet ennen siirtoa; älä koskaan korjaa ainoaa alkuperäistä.
Siirron rajat
Valittujen kansioiden vienti eroaa koko PST:n kopioinnista. Microsoft huomauttaa, ettei vienti säilytä kansioiden suunnitteluominaisuuksia. Tarkista myös kohdeohjelma: nykyinen dokumentaatio kuvaa uuden Outlookin rajoituksia PST-yhteystiedoissa, kalentereissa ja tuonnissa. Älä suunnittele vain päätteen perusteella.
Aloita siirto dokumentoidun vertailun jälkeen. Säilytä lähde ja varmuuskopio hyväksyntään asti. Luettava arkisto ei korvaa tiliasetusten, lähetyksen ja vastaanoton tarkistamista kohteessa.