Word-Dokumentversionen vergleichen, ohne Originale zu überschreiben
Zwei ähnlich benannte Word-Dateien sind nicht automatisch inhaltlich gleich. Der Dokumentvergleich zeigt Unterschiede als Änderungsmarkierungen in einer dritten Datei. Diese Anleitung gilt für Word als Desktop-App unter Windows, insbesondere Microsoft 365; die Weboberfläche und andere Plattformen können abweichen.
Die richtigen Ausgangsdateien sichern
Lege unveränderte Kopien beider Dateien in einem separaten Ordner ab. Notiere Herkunft, Datum und den fachlich bestätigten Ausgangsstand. Ein neueres Änderungsdatum beweist nicht, dass eine Datei die freigegebene Version ist. Arbeite nicht direkt auf der einzigen Vertrags- oder Projektkopie.
Ordne die ältere beziehungsweise vereinbarte Basis als Original und die zu prüfende Fassung als überarbeitetes Dokument zu. Vertauschst du beide, kehrt sich die Bedeutung von Einfügungen und Löschungen um. Wenn du Beiträge mehrerer Prüfer zusammenführen möchtest, ist „Kombinieren“ der passende eigene Arbeitsablauf, nicht dieser reine Zwei-Dateien-Vergleich.
Vergleich ausdrücklich in einem neuen Dokument starten
- Öffne Word und wähle „Überprüfen“ → „Vergleichen“ → „Vergleichen“.
- Wähle unter „Originaldokument“ die Basis und unter „Überarbeitetes Dokument“ die zweite Datei. Kontrolliere die vollständigen Dateipfade.
- Öffne die erweiterten Optionen, je nach Version über „Erweitern“ beziehungsweise „Mehr“. Wähle bewusst, ob etwa Formatierung, Kommentare und Textänderungen berücksichtigt werden.
- Wähle Wort- oder Zeichenebene. Zeichenebene kann bei einzelnen Ziffern und Schreibweisen hilfreich sein, erzeugt aber mehr Detail.
- Setze „Änderungen anzeigen in“ ausdrücklich auf „Neuem Dokument“ und starte mit „OK“. Eine Ausgabe im Original oder im überarbeiteten Dokument würde die gewählte Datei verändern.
Vorhandene Änderungsverfolgung beachten
Enthält eine Quelldatei bereits nachverfolgte Änderungen, zeigt Word eine Rückfrage. Bestätige sie nicht ungelesen: Für den Vergleich werden bestehende Änderungen entsprechend verarbeitet; Microsoft beschreibt insbesondere, dass Änderungen der Originalfassung im Vergleichsergebnis angenommen werden. Das Ergebnis ist daher keine unveränderte Historie aller früheren Bearbeitungen. Bei ungeklärtem Freigabestand brich ab und kläre zuerst die Basis. Die gesicherten Quelldateien bleiben deine Referenz.
Ergebnis fachlich prüfen und getrennt speichern
Zeige unter „Überprüfen“ alle Markierungen und bei Bedarf den Überarbeitungsbereich an. Gehe Änderungen einzeln durch. Prüfe besonders Zahlen, Namen, Fristen, Tabellen sowie Kopf- und Fußzeilen direkt gegen die Quellen. Eine ausgeblendete Markierung ist nicht automatisch angenommen oder entfernt; die Darstellung allein entscheidet nicht über den Inhalt.
Akzeptiere nicht pauschal alle Änderungen, nur um eine saubere Ansicht zu erhalten. Speichere das Vergleichsergebnis unter einem eindeutigen neuen Namen, zum Beispiel „Projekt_Vergleich_Basis-gegen-Prueffassung.docx“. Öffne es erneut und kontrolliere, dass die Markierungen vorhanden sind. Eine später freigegebene Lesefassung speicherst du separat. Der technische Vergleich hilft beim Prüfen, ersetzt aber weder fachliche Freigabe noch die Sicherung der Ausgangsdateien.
