Outlook 2010: lokale Signaturen mit Bildern sichern und prüfen
Eine PST-Sicherung enthält nicht automatisch die lokalen Outlook-Signaturen. Diese Anleitung sichert den Bestand einer vorhandenen Outlook-2010-Installation. Sie ist keine Zusage, dass die Dateien im neuen Outlook oder im Web unverändert funktionieren: Dort werden Signaturen über die jeweilige Oberfläche verwaltet.
Bestand und Zuordnung erfassen
Öffne in Outlook 2010 Datei, Optionen, E-Mail, Signaturen. Notiere die Signaturnamen und für jedes Konto die Auswahl für neue Nachrichten sowie Antworten und Weiterleitungen. Sichere zusätzlich eine lesbare Ansicht der benötigten Texte. Prüfe Telefonnummern, Links und Pflichtangaben auf Aktualität; eine Sicherung macht veraltete Angaben nicht richtig.
Den ganzen Ordner kopieren
- Schließe Outlook nach dem Speichern offener Entwürfe.
- Öffne im Windows-Explorer
%APPDATA%\Microsoft\Signatures. Dieser Pfad bezieht sich auf den gerade angemeldeten Windows-Benutzer. Bei einem anderen Benutzerprofil muss dessen tatsächlicher Speicherort verwendet werden. - Kopiere den gesamten vorhandenen Ordner in einen neuen, datierten Sicherungsordner. Verschiebe oder lösche die Quelle nicht. Übernimm auch Unterordner und zugehörige Bilddateien, nicht nur einzelne HTML-Dateien.
- Vergleiche die Dateien und Unterordner der Kopie mit der Quelle. Bewahre die Sicherung geschützt auf: Sie enthält persönliche und möglicherweise interne Kontaktdaten.
Fehlt der Ordner, lege nicht einfach einen leeren Ersatz als vermeintliche Sicherung an. Prüfe Benutzerprofil und vorhandene Signaturen. Zentral verwaltete oder erst serverseitig angehängte Signaturen können außerhalb dieses lokalen Bestands liegen.
Übernahme getrennt testen
Sichere vor Änderungen auch den Signaturbestand des Zielsystems. Teste mit einer Kopie in einem getrennten klassischen Outlook-Profil; überschreibe keine gleichnamigen Zieldateien ungeprüft. Für neues Outlook und Web nutze die dortige Signaturverwaltung und lege die benötigten Signaturen bei Bedarf neu an.
Kontrolliere im Ziel die Zuordnung zu jedem Konto und zu neuen Nachrichten beziehungsweise Antworten erneut. Dateikopieren allein belegt diese Einstellungen nicht. Erstelle einen unadressierten Testentwurf, füge die Signatur ein und prüfe Text, Sonderzeichen, Bildgröße und tatsächliche Linkziele. Öffne für die automatische Einfügung eine neue Nachricht nach dem Speichern der Einstellungen.
Bilder und Formate kontrollieren
Prüfe HTML und, falls benötigt, Nur-Text getrennt. Nur-Text kann keine Logos darstellen. Fehlt ein Bild, kontrolliere mitgelieferte Dateien und externe Verweise; füge es gegebenenfalls mit der Bildfunktion des Signaturdialogs neu ein. Ein lokal sichtbares Logo beweist nicht, dass externe Bilder bei Empfängern geladen werden.
Für diese Prüfung muss keine Nachricht versendet werden. Behalte Original und Sicherung bis zur bestätigten Übernahme; bei Fehlern stelle den zuvor gesicherten Zielbestand wieder her.
