Outlook 2010: Regeln als RWZ sichern und vor der Übernahme prüfen
Eine RWZ-Datei sichert einen Outlook-Regelsatz, nicht die Nachrichten oder das ganze Postfach. Für einen bestehenden Outlook-2010-Bestand lohnt sich deshalb neben dem Export eine lesbare Dokumentation. Die aktuelle Microsoft-Anleitung beschreibt RWZ-Import und Export für klassisches Outlook; neues Outlook und Weboberflächen sind dafür kein gleichwertiges Ziel.
Vor dem Export dokumentieren
Öffne in Outlook 2010 unter Datei die Verwaltung von Regeln und Benachrichtigungen. Prüfe das ausgewählte Konto beziehungsweise Postfach. Notiere pro Regel Name, Aktivierungszustand, Reihenfolge, Bedingungen, Ausnahmen und Aktionen. Erfasse besonders Zielordner und Kontobezüge sowie „keine weiteren Regeln anwenden“. Ein gleichlautender Ordnername im neuen Profil beweist noch keine richtige Zuordnung.
Regelsatz exportieren
- Wähle im Dialog Regeln und Benachrichtigungen die Optionen und Regeln exportieren.
- Speichere unter einem neuen datierten Namen als RWZ in einem geschützten Sicherungsordner. Überschreibe keine frühere Sicherung.
- Prüfe, dass die Datei vorhanden ist, und halte Quelle und Outlook-Version daneben fest. Eine Datei allein beweist noch keinen gelungenen Wiederimport.
Microsoft bietet außerdem Kompatibilitätsformate für noch ältere Outlook-Versionen an. Wähle diese nicht vorsorglich: Kläre zunächst das konkrete Ziel. Bewahre die normale Exportdatei und die Dokumentation unabhängig von späteren Anpassungen auf.
Import nicht mit Ersetzen verwechseln
Microsoft erklärt, dass importierte Regeln am Ende der bestehenden Liste hinzugefügt werden. Sichere daher auch den vorhandenen Regelsatz des Zielprofils vor einem Import. Wiederholtes Importieren kann zusätzliche oder doppelte Regeln erzeugen. Verwende für die erste Prüfung ein getrenntes Testprofil beziehungsweise Testpostfach mit gesicherten Testnachrichten und ohne produktiven automatischen Nachrichtenfluss.
Im klassischen Ziel-Outlook erfolgt die Auswahl über Datei, Regeln und Benachrichtigungen verwalten, Optionen, Regeln importieren. Prüfe danach den Aktivierungszustand jeder Regel vor der Nutzung. Setze nicht voraus, dass der Import alle Regeln automatisch deaktiviert. Führe den gesamten Satz nicht ungeprüft auf vorhandene produktive Nachrichten aus.
Abhängigkeiten und Wirkung kontrollieren
Vergleiche Reihenfolge, Ausnahmen, Ordner und Konten mit der Dokumentation. Kontrolliere Regeln mit Weiterleitung, Löschen, Drucken oder Antworten besonders; teste sie nicht mit echten Empfängern. Eine Regel mit lokalen Aktionen kann klassisches Outlook benötigen. Microsoft nennt clientseitige Regeln ausdrücklich als nicht unterstützt im neuen Outlook.
Prüfe mit geeigneten Testnachrichten sowohl einen passenden als auch einen nicht passenden Fall. Aktiviere erst geprüfte Regeln im vorgesehenen Ziel. Dokumentiere nicht übertragbare Aktionen und halte eine Rückkehr zum vorher gesicherten Zustand bereit. Ein RWZ-Export ersetzt weder eine Datensicherung noch die Prüfung der Zielversion.
