RWZ-tiedosto tallentaa Outlookin säännöt, ei viestejä tai koko postilaatikkoa. Säilytä siksi luettava dokumentaatio olemassa olevan Outlook 2010:n viennin rinnalla. Microsoftin nykyohje kuvaa RWZ:n perinteiselle Outlookille; uusi Outlook ja verkkoversiot eivät ole vastaavia kohteita.
Dokumentoi ennen vientiä
Avaa Outlook 2010:n Tiedosto-valikosta sääntöjen ja ilmoitusten hallinta. Tarkista valittu tili tai postilaatikko. Kirjaa kunkin säännön nimi, käyttötila, järjestys, ehdot, poikkeukset ja toiminnot. Kirjaa erityisesti kohdekansiot, tiliviittaukset ja muiden sääntöjen käsittelyn lopetus. Samanniminen kansio uudessa profiilissa ei todista oikeaa kohdistusta.
Vie säännöt
- Valitse sääntöjen ja ilmoitusten ikkunasta Asetukset ja Vie säännöt.
- Tallenna RWZ uudella päivätyllä nimellä suojattuun varmuuskopiokansioon. Älä korvaa aiempaa kopiota.
- Tarkista tiedoston olemassaolo ja kirjaa lähde sekä Outlook-versio. Tiedosto yksin ei todista onnistunutta tuontia.
Microsoft tarjoaa myös yhteensopivia muotoja vielä vanhemmille versioille. Älä valitse niitä varmuuden vuoksi: selvitä kohde ensin. Säilytä normaali vienti ja dokumentaatio myöhemmistä muutoksista riippumatta.
Tuonti ei tarkoita korvaamista
Microsoft kertoo tuotujen sääntöjen tulevan nykyisen luettelon loppuun. Varmuuskopioi siksi myös kohdeprofiilin nykyiset säännöt. Toistuva tuonti voi lisätä ylimääräisiä sääntöjä tai kaksoiskappaleita. Käytä ensimmäiseen tarkistukseen erillistä testiprofiilia tai testipostilaatikkoa, varmuuskopioituja testiviestejä ja ympäristöä ilman automaattista tuotantopostia.
Kohteen perinteisessä Outlookissa valitse Tiedosto, sääntöjen ja ilmoitusten hallinta, Asetukset, Tuo säännöt. Tarkista jokaisen säännön käyttötila ennen käyttöä. Älä oleta tuonnin poistavan kaikkia automaattisesti käytöstä. Älä suorita koko tarkistamatonta joukkoa olemassa oleviin tuotantoviesteihin.
Tarkista riippuvuudet ja vaikutus
Vertaa järjestystä, poikkeuksia, kansioita ja tilejä dokumentaatioon. Tarkista erityisesti edelleenlähetys, poistaminen, tulostus ja vastaukset; älä testaa oikeilla vastaanottajilla. Paikalliset toiminnot voivat vaatia perinteisen Outlookin. Microsoft ilmoittaa, ettei uusi Outlook tue asiakaspuolen sääntöjä.
Kokeile sopivilla testiviesteillä sekä ehtoon sopivaa että sopimatonta tapausta. Ota kohteessa käyttöön vain tarkistetut säännöt. Dokumentoi toiminnot, joita ei tueta, ja säilytä paluumahdollisuus varmuuskopioituun tilaan. RWZ ei korvaa tietojen varmuuskopiointia eikä kohdeversion tarkistusta.