Un fichier RWZ sauvegarde les règles Outlook, pas les messages ni toute la boîte. Pour une installation Outlook 2010 existante, conservez une documentation lisible en plus de l’export. Microsoft décrit actuellement RWZ pour Outlook classique ; le nouvel Outlook et les interfaces web ne sont pas des destinations équivalentes.
Documenter avant l’export
Dans Outlook 2010, ouvrez la gestion des règles et alertes depuis Fichier. Vérifiez le compte ou la boîte sélectionnée. Notez pour chaque règle son nom, son activation, sa position, ses conditions, exceptions et actions. Relevez surtout dossiers cibles, références aux comptes et arrêt du traitement des autres règles. Un dossier de même nom dans le nouveau profil ne garantit pas une correspondance correcte.
Exporter les règles
- Dans Règles et alertes, choisissez Options puis Exporter les règles.
- Enregistrez en RWZ sous un nouveau nom daté dans un dossier de sauvegarde protégé. N’écrasez pas une sauvegarde précédente.
- Vérifiez la présence du fichier et notez sa source et la version d’Outlook. Sa présence seule ne prouve pas une réimportation réussie.
Microsoft propose aussi des formats compatibles avec des versions encore plus anciennes. Ne les choisissez pas par précaution : identifiez d’abord la cible. Conservez l’export normal et la documentation indépendamment des adaptations ultérieures.
Importer ne signifie pas remplacer
Microsoft précise que les règles importées sont ajoutées à la fin de la liste existante. Sauvegardez aussi les règles actuelles du profil cible. Des imports répétés peuvent ajouter des règles supplémentaires ou des doublons. Pour le premier contrôle, utilisez un profil ou une boîte de test séparée, avec des messages de test sauvegardés et sans flux automatique de courrier de production.
Dans Outlook classique à destination, utilisez Fichier, Gérer les règles et alertes, Options, Importer les règles. Vérifiez l’activation de chaque règle avant utilisation. Ne supposez pas que l’import désactive tout automatiquement. N’exécutez pas tout le jeu non vérifié sur des messages réels existants.
Contrôler dépendances et effets
Comparez ordre, exceptions, dossiers et comptes avec la documentation. Examinez particulièrement transfert, suppression, impression et réponse ; ne testez pas ces actions avec de vrais destinataires. Les actions locales peuvent nécessiter Outlook classique. Microsoft indique que le nouvel Outlook ne prend pas en charge les règles côté client.
Avec des messages de test appropriés, vérifiez un cas correspondant et un cas non correspondant. Activez seulement les règles validées dans la cible prévue. Documentez les actions non prises en charge et gardez un moyen de revenir à l’état sauvegardé. Un RWZ ne remplace ni la sauvegarde des données ni la validation de la version cible.