Um ficheiro RWZ guarda um conjunto de regras do Outlook, não mensagens nem a caixa de correio completa. Numa instalação existente do Outlook 2010, mantenha documentação legível além da exportação. A orientação atual da Microsoft descreve RWZ para Outlook clássico; o novo Outlook e a interface Web não são destinos equivalentes.
Documentar antes de exportar
No Outlook 2010, abra a gestão de regras e alertas no menu Ficheiro. Confirme a conta ou caixa selecionada. Registe nome, estado de ativação, ordem, condições, exceções e ações de cada regra. Anote sobretudo pastas de destino, referências a contas e a opção de parar o processamento de mais regras. Uma pasta com o mesmo nome no novo perfil não prova uma associação correta.
Exportar as regras
- Em Regras e Alertas, escolha Opções e Exportar Regras.
- Guarde como RWZ com um nome novo e datado numa pasta de backup protegida. Não substitua uma cópia anterior.
- Verifique a existência do ficheiro e registe origem e versão do Outlook. A existência não demonstra uma reimportação bem-sucedida.
A Microsoft também oferece formatos compatíveis com versões ainda mais antigas. Não os escolha por precaução: esclareça primeiro o destino. Guarde a exportação normal e a documentação independentemente de ajustes posteriores.
Importar não significa substituir
A Microsoft explica que as regras importadas são acrescentadas ao fim da lista existente. Faça também backup das regras atuais do perfil de destino. Importações repetidas podem adicionar regras ou duplicados. Para a primeira verificação, use um perfil ou caixa de teste separado, com mensagens de teste salvaguardadas e sem fluxo automático de correio de produção.
No Outlook clássico de destino, use Ficheiro, Gerir Regras e Alertas, Opções, Importar Regras. Verifique o estado de ativação de cada regra antes da utilização. Não suponha que a importação desativa tudo automaticamente. Não execute o conjunto completo sem verificação sobre mensagens reais existentes.
Verificar dependências e efeitos
Compare ordem, exceções, pastas e contas com a documentação. Examine especialmente ações de reencaminhar, eliminar, imprimir ou responder; não as teste com destinatários reais. Uma regra com ações locais pode exigir Outlook clássico. A Microsoft indica expressamente que o novo Outlook não suporta regras do lado do cliente.
Use mensagens de teste adequadas para um caso correspondente e outro não correspondente. Ative apenas regras verificadas no destino previsto. Documente ações não suportadas e mantenha uma forma de regressar ao estado guardado. Um RWZ não substitui o backup dos dados nem a verificação da versão de destino.