Plik RWZ zapisuje reguły Outlooka, nie wiadomości ani całą skrzynkę. Dla istniejącego Outlooka 2010 zachowaj czytelną dokumentację obok eksportu. Aktualna instrukcja Microsoft opisuje RWZ dla klasycznego Outlooka; nowy Outlook i interfejsy internetowe nie są równoważnym celem.
Dokumentacja przed eksportem
W Outlooku 2010 otwórz zarządzanie regułami i alertami z menu Plik. Sprawdź wybrane konto lub skrzynkę. Zapisz nazwę, stan włączenia, kolejność, warunki, wyjątki i akcje każdej reguły. Uwzględnij zwłaszcza foldery docelowe, odwołania do kont oraz zatrzymanie przetwarzania dalszych reguł. Taka sama nazwa folderu w nowym profilu nie dowodzi poprawnego powiązania.
Eksport reguł
- W oknie Reguły i alerty wybierz Opcje oraz Eksportuj reguły.
- Zapisz jako RWZ pod nową nazwą z datą w chronionym folderze kopii. Nie nadpisuj wcześniejszej kopii.
- Sprawdź obecność pliku i zapisz źródło oraz wersję Outlooka. Sama obecność nie dowodzi udanego ponownego importu.
Microsoft oferuje też formaty zgodne z jeszcze starszymi wersjami. Nie wybieraj ich na zapas: najpierw ustal cel. Zachowaj normalny eksport i dokumentację niezależnie od późniejszych zmian.
Import nie oznacza zastąpienia
Microsoft wyjaśnia, że importowane reguły trafiają na koniec istniejącej listy. Zabezpiecz więc także aktualne reguły profilu docelowego. Powtarzany import może dodać kolejne reguły lub duplikaty. Do pierwszej kontroli użyj osobnego profilu lub skrzynki testowej, z zabezpieczonymi wiadomościami testowymi i bez automatycznego przepływu poczty produkcyjnej.
W klasycznym Outlooku docelowym wybierz Plik, Zarządzaj regułami i alertami, Opcje, Importuj reguły. Przed użyciem sprawdź stan włączenia każdej reguły. Nie zakładaj automatycznego wyłączenia wszystkiego podczas importu. Nie uruchamiaj całego niesprawdzonego zestawu na istniejących prawdziwych wiadomościach.
Sprawdź zależności i działanie
Porównaj kolejność, wyjątki, foldery i konta z dokumentacją. Szczególnie sprawdź przekazywanie, usuwanie, drukowanie i odpowiedzi; nie testuj ich z prawdziwymi odbiorcami. Lokalne akcje mogą wymagać klasycznego Outlooka. Microsoft podaje, że nowy Outlook nie obsługuje reguł po stronie klienta.
Na odpowiednich wiadomościach testowych sprawdź przypadek pasujący i niepasujący. Włączaj w celu tylko sprawdzone reguły. Zapisz nieobsługiwane akcje i zachowaj możliwość powrotu do zabezpieczonego stanu. RWZ nie zastępuje kopii danych ani sprawdzenia wersji docelowej.