Un archivo RWZ guarda reglas de Outlook, no mensajes ni todo el buzón. En una instalación existente de Outlook 2010, conserve documentación legible además de la exportación. La guía actual de Microsoft describe RWZ para Outlook clásico; el nuevo Outlook y la interfaz web no son destinos equivalentes.
Documentar antes de exportar
En Outlook 2010, abra la administración de reglas y alertas desde Archivo. Compruebe la cuenta o buzón seleccionado. Anote nombre, estado de activación, orden, condiciones, excepciones y acciones de cada regla. Registre especialmente carpetas de destino, referencias a cuentas y la opción de detener el procesamiento de más reglas. Una carpeta con el mismo nombre en el nuevo perfil no demuestra una asignación correcta.
Exportar las reglas
- En Reglas y alertas, seleccione Opciones y Exportar reglas.
- Guarde como RWZ con un nombre nuevo y fechado en una carpeta protegida. No sobrescriba una copia anterior.
- Compruebe que existe el archivo y anote origen y versión de Outlook. Su existencia no demuestra una reimportación correcta.
Microsoft también ofrece formatos compatibles con versiones aún más antiguas. No los seleccione por precaución: aclare primero el destino. Conserve la exportación normal y la documentación separadas de ajustes posteriores.
Importar no significa reemplazar
Microsoft explica que las reglas importadas se añaden al final de la lista existente. Guarde también las reglas actuales del perfil de destino antes de importar. Repetir la importación puede añadir reglas o duplicados. Para la primera comprobación, utilice un perfil o buzón de prueba separado, con mensajes de prueba respaldados y sin flujo automático de correo de producción.
En Outlook clásico de destino, use Archivo, Administrar reglas y alertas, Opciones, Importar reglas. Revise el estado de activación de cada regla antes de utilizarla. No presuponga que la importación desactiva todo automáticamente. No ejecute todo el conjunto sin comprobar sobre mensajes reales existentes.
Comprobar dependencias y efectos
Compare orden, excepciones, carpetas y cuentas con la documentación. Revise especialmente reenvío, eliminación, impresión y respuesta; no pruebe estas acciones con destinatarios reales. Las acciones locales pueden necesitar Outlook clásico. Microsoft indica expresamente que el nuevo Outlook no admite reglas del lado del cliente.
Utilice mensajes de prueba adecuados para un caso coincidente y otro no coincidente. Active solo reglas verificadas en el destino previsto. Documente acciones incompatibles y conserve una vía para regresar al estado respaldado. Un RWZ no sustituye una copia de datos ni la validación de la versión de destino.