Un file RWZ salva le regole Outlook, non i messaggi o l’intera casella. Per un’installazione Outlook 2010 esistente, conservare una documentazione leggibile oltre all’esportazione. Microsoft descrive oggi RWZ per Outlook classico; il nuovo Outlook e le interfacce web non sono destinazioni equivalenti.
Documentare prima di esportare
In Outlook 2010 aprire la gestione di regole e avvisi da File. Verificare account o casella selezionata. Annotare nome, attivazione, ordine, condizioni, eccezioni e azioni di ogni regola. Registrare soprattutto cartelle di destinazione, riferimenti agli account e arresto dell’elaborazione di altre regole. Una cartella omonima nel nuovo profilo non dimostra un’associazione corretta.
Esportare le regole
- In Regole e avvisi scegliere Opzioni ed Esporta regole.
- Salvare come RWZ con un nuovo nome datato in una cartella di backup protetta. Non sovrascrivere copie precedenti.
- Verificare che il file esista e annotare origine e versione Outlook. La sua presenza non dimostra una reimportazione riuscita.
Microsoft offre anche formati compatibili con versioni ancora più vecchie. Non sceglierli preventivamente: chiarire prima la destinazione. Conservare esportazione normale e documentazione indipendentemente dalle modifiche successive.
Importare non significa sostituire
Microsoft spiega che le regole importate vengono aggiunte alla fine dell’elenco esistente. Salvare quindi anche le regole attuali del profilo di destinazione. Importazioni ripetute possono aggiungere regole o duplicati. Per il primo controllo usare un profilo o una casella di prova separata, con messaggi di prova salvati e senza flusso automatico di posta di produzione.
In Outlook classico di destinazione usare File, Gestisci regole e avvisi, Opzioni, Importa regole. Controllare l’attivazione di ogni regola prima dell’uso. Non presumere che l’importazione disattivi automaticamente tutto. Non eseguire l’intero insieme non verificato sui messaggi reali esistenti.
Controllare dipendenze ed effetti
Confrontare ordine, eccezioni, cartelle e account con la documentazione. Esaminare soprattutto inoltro, eliminazione, stampa e risposta; non provarli con destinatari reali. Le azioni locali possono richiedere Outlook classico. Microsoft dichiara che il nuovo Outlook non supporta regole lato client.
Con messaggi di prova adatti verificare un caso corrispondente e uno non corrispondente. Attivare soltanto regole verificate nella destinazione prevista. Documentare azioni incompatibili e mantenere un modo per tornare allo stato salvato. Un RWZ non sostituisce il backup dei dati né la verifica della versione di destinazione.